Người đại diện theo pháp luật: quyền hạn, trách nhiệm và giới hạn

1. Người đại diện theo pháp luật là ai

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật (khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020).

Nói cách khác, người đại diện theo pháp luật là "bộ mặt pháp lý" của doanh nghiệp: mọi giao dịch họ ký kết nhân danh doanh nghiệp đều làm phát sinh quyền, nghĩa vụ cho doanh nghiệp. Tên, số lượng và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật phải được ghi trong Điều lệ công ty và trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) bắt buộc phải có người đại diện theo pháp luật. Công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân về bản chất do chính thành viên hợp danh, chủ doanh nghiệp trực tiếp đại diện theo quy định của pháp luật.

2. Một doanh nghiệp có mấy người đại diện theo pháp luật

Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.

• Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật phải được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty;
• Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ phải quy định rõ quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện;
• Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ chưa được quy định rõ trong Điều lệ thì mỗi người đại diện theo pháp luật đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện phải chịu trách nhiệm liên đới về thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam (khoản 3 Điều 12). Khi chỉ còn một người đại diện cư trú tại Việt Nam xuất cảnh thì phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.

3. Phạm vi quyền hạn của người đại diện

Phạm vi đại diện của người đại diện theo pháp luật được xác định từ ba nguồn: Điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của cơ quan có thẩm quyền và quy định của pháp luật. Theo Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015, người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện; trường hợp không xác định được cụ thể phạm vi đại diện thì người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Lưu ý: với công ty TNHH và công ty cổ phần, một số giao dịch đặc biệt (giao dịch với người có liên quan, giao dịch giá trị lớn) phải được Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông chấp thuận trước khi thực hiện. Do đó, người đại diện theo pháp luật không phải lúc nào cũng có quyền tự quyết mọi giao dịch.

4. Trách nhiệm khi vượt quá thẩm quyền

Hệ quả pháp lý khi người đại diện xác lập giao dịch vượt quá phạm vi đại diện được quy định tại Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015:

• Giao dịch vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với phần giao dịch vượt quá phạm vi đại diện, trừ trường hợp doanh nghiệp đồng ý, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý, hoặc doanh nghiệp có lỗi dẫn đến việc bên giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc vượt quá phạm vi đại diện;
• Khi đó, người đại diện phải tự mình thực hiện nghĩa vụ với bên giao dịch về phần vượt quá phạm vi đại diện, trừ khi bên giao dịch biết hoặc phải biết về việc vượt quá phạm vi đại diện mà vẫn giao dịch;
• Bên giao dịch có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hoặc hủy bỏ giao dịch đối với phần vượt quá phạm vi đại diện và yêu cầu bồi thường thiệt hại;
• Nếu người đại diện và bên giao dịch cố ý xác lập giao dịch vượt quá phạm vi đại diện gây thiệt hại cho doanh nghiệp thì phải chịu trách nhiệm liên đới bồi thường thiệt hại.

Bên cạnh đó, theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật phải thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp; phải trung thành với lợi ích của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ, không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản của doanh nghiệp để tư lợi. Người đại diện chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm nêu trên (khoản 2 Điều 13).

Đối với giao dịch do người không có quyền đại diện xác lập (mạo danh đại diện), hệ quả được quy định tại Điều 142 Bộ luật Dân sự 2015: giao dịch không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với doanh nghiệp, trừ các trường hợp doanh nghiệp công nhận giao dịch, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý hoặc có lỗi dẫn đến việc bên giao dịch không biết, không thể biết về việc mạo danh.

5. Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật phải là cá nhân có đủ điều kiện, tiêu chuẩn quản lý doanh nghiệp. Theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, các đối tượng sau đây không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, do đó không thể làm người đại diện theo pháp luật:

• Người chưa thành niên; người bị mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi (điểm đ khoản 2 Điều 17);
• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề, làm công việc nhất định (điểm e khoản 2 Điều 17);
• Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức (điểm b khoản 2 Điều 17);
• Tổ chức không có tư cách pháp nhân không được làm thành viên, chủ sở hữu quản lý doanh nghiệp tương ứng (điểm đ khoản 2 Điều 17).

Ngoài ra, doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam; nếu người đại diện duy nhất vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền hoặc chết, mất tích, bị tạm giam, mất năng lực hành vi dân sự... thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị phải cử người khác làm người đại diện theo pháp luật (khoản 5 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020).

6. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Căn cứ thủ tục:

• Luật Doanh nghiệp 2020: khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (trong đó có người đại diện theo pháp luật), doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (Điều 30); các nội dung thay đổi khác được thông báo theo Điều 31.
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP: hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH, công ty cổ phần gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi, bản sao/bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu (TNHH một thành viên), Hội đồng thành viên (TNHH hai thành viên trở lên), Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (công ty cổ phần) (Điều 43). Cơ quan đăng ký kinh doanh giải quyết trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
• Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 168/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ năm 2026): cập nhật quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử, xác thực điện tử và các quy định liên quan đến thông tin người đại diện theo pháp luật khi tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh (Điều 9, Điều 11 Nghị định 296/2026/NĐ-CP). Doanh nghiệp cần cập nhật thủ tục theo nghị định mới này trước khi nộp hồ sơ.

Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật hiện có thể nộp trực tiếp hoặc qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải thông báo công khai nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia theo quy định tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020.

Để tránh rủi ro giao dịch do người đại diện vượt thẩm quyền — ví dụ người đại diện duy nhất ký hợp đồng vay, bảo lãnh hoặc chuyển nhượng tài sản mà không qua Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị — doanh nghiệp nên quy định rõ phạm vi đại diện trong Điều lệ, kiểm soát dấu và tài khoản, đồng thời cập nhật kịp thời thủ tục đăng ký khi thay đổi nhân sự. Tham khảo thêm quy trình pháp lý khi giải thể doanh nghiệp và khi mua bán, chuyển nhượng doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có bắt buộc phải có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam không?

Có. Theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Người đại diện duy nhất vắng mặt khỏi Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền hợp lệ thì chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị phải cử người khác thay thế.

Người đại diện theo pháp luật có thể đồng thời là Giám đốc, Tổng giám đốc không?

Có, tùy theo Điều lệ công ty. Thông thường người đại diện theo pháp luật đồng thời giữ chức vụ Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc, Tổng giám đốc. Chức danh cụ thể phải được ghi rõ trong Điều lệ và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật ký hợp đồng vượt thẩm quyền thì doanh nghiệp có phải chịu trách nhiệm không?

Không, trừ trường hợp doanh nghiệp đồng ý, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý hoặc có lỗi. Theo Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015, phần giao dịch vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp; người đại diện phải tự chịu trách nhiệm về phần vượt quá đó.

Thay người đại diện theo pháp luật có phải đăng ký lại với cơ quan đăng ký kinh doanh không?

Có. Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020. Hồ sơ theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được giải quyết trong 03 ngày làm việc.