Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp: quy định và thủ tục

1. Các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam

Các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam

Theo Điều 1 Luật Doanh nghiệp 2020, phạm vi điều chỉnh của Luật bao gồm việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động liên quan của doanh nghiệp, trong đó liệt kê các loại hình: công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân. Đây là nền tảng pháp lý để xác định doanh nghiệp đang tồn tại dưới loại hình nào trước khi xem xét việc chuyển đổi.

Khoản 6 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định “công ty” bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần và công ty hợp danh. Khoản 7 Điều 4 tiếp tục xác định công ty trách nhiệm hữu hạn gồm công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Như vậy, về cấu trúc pháp lý, doanh nghiệp tại Việt Nam có thể được nhận diện theo các nhóm chính sau:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: phù hợp với mô hình do một chủ sở hữu nắm giữ toàn bộ vốn, thường gặp ở doanh nghiệp gia đình hoặc công ty con do một tổ chức thành lập.
• Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: phù hợp khi có từ nhiều chủ thể cùng góp vốn, cần cơ chế quản lý nội bộ chặt chẽ hơn.
• Công ty cổ phần: phù hợp với nhu cầu huy động vốn rộng hơn thông qua cổ phần; người sở hữu cổ phần là cổ đông theo khoản 3 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Công ty hợp danh: là một loại công ty được Luật Doanh nghiệp ghi nhận tại khoản 6 Điều 4, thường gắn với yếu tố uy tín, năng lực cá nhân của thành viên.
• Doanh nghiệp tư nhân: được Điều 1 Luật Doanh nghiệp 2020 ghi nhận là một loại hình doanh nghiệp độc lập với nhóm “công ty”.

Ví dụ thực tiễn: một cá nhân kinh doanh ổn định có thể lựa chọn công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; khi có thêm nhà đầu tư cùng góp vốn, doanh nghiệp có thể cân nhắc chuyển sang công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần. Việc chuyển đổi loại hình thuộc nhóm thủ tục đăng ký doanh nghiệp; trình tự, hồ sơ thực hiện theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

2. Trường hợp chuyển đổi loại hình

Trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp được Luật Doanh nghiệp 2020 ghi nhận như một dạng tổ chức lại doanh nghiệp, thuộc phạm vi điều chỉnh của luật theo Điều 1, Điều 2 Luật Doanh nghiệp 2020. Về các trường hợp cụ thể, doanh nghiệp được chuyển đổi trong các nhóm chính sau:

Thứ nhất, công ty trách nhiệm hữu hạn chuyển đổi thành công ty cổ phần theo Điều 202 Luật Doanh nghiệp 2020. Đây là trường hợp phổ biến khi doanh nghiệp cần mở rộng khả năng huy động vốn, tăng số lượng nhà đầu tư, chuẩn bị cho kế hoạch gọi vốn hoặc tái cấu trúc quản trị. Ví dụ thực tiễn: một công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên hoạt động ổn định, muốn phát hành cổ phần cho nhà đầu tư mới, thì việc chuyển sang công ty cổ phần là phù hợp hơn về cơ chế vốn và cơ cấu sở hữu.

Thứ hai, công ty cổ phần chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên theo Điều 203 Luật Doanh nghiệp 2020. Trường hợp này thường phát sinh khi một tổ chức hoặc cá nhân nhận chuyển nhượng toàn bộ cổ phần và trở thành chủ sở hữu duy nhất. Mục tiêu thường là tinh gọn quản trị, tập trung quyền quyết định, giảm phân tán cổ đông.

Thứ ba, công ty cổ phần chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên theo Điều 204 Luật Doanh nghiệp 2020. Trường hợp này phù hợp khi số lượng chủ sở hữu giảm, doanh nghiệp không còn nhu cầu duy trì mô hình cổ phần, hoặc muốn vận hành theo cơ chế thành viên góp vốn chặt chẽ hơn.

Thứ tư, doanh nghiệp tư nhân chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh theo Điều 205 Luật Doanh nghiệp 2020. Đây là hướng chuyển đổi quan trọng khi chủ doanh nghiệp muốn tách bạch tài sản cá nhân với tài sản doanh nghiệp, mở rộng quy mô, tiếp nhận thêm nhà đầu tư hoặc đồng sáng lập.

Về thủ tục, Nghị định 01/2021/NĐ-CP điều chỉnh hồ sơ, trình tự đăng ký chuyển đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Do đó, khi xác định trường hợp chuyển đổi, doanh nghiệp cần đồng thời xem xét điều kiện chuyển đổi theo Luật Doanh nghiệp 2020 và thủ tục đăng ký tương ứng theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP để bảo đảm việc chuyển đổi có hiệu lực pháp lý, liên tục về quyền và nghĩa vụ.

3. Chuyển từ TNHH sang cổ phần

Chuyển từ công ty TNHH sang công ty cổ phần là hình thức tổ chức lại doanh nghiệp thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp 2020, theo Điều 1; áp dụng cho doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan theo Điều 2. Công ty TNHH, gồm một thành viên hoặc hai thành viên trở lên, được xác định tại khoản 7 Điều 4; công ty cổ phần gắn với tư cách cổ đông theo khoản 3, khoản 4 Điều 4.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 về chuyển đổi công ty TNHH thành công ty cổ phần, doanh nghiệp có thể chuyển đổi bằng các cách phổ biến: giữ nguyên chủ sở hữu/thành viên hiện có rồi chuyển phần vốn góp thành cổ phần; huy động thêm tổ chức, cá nhân góp vốn; bán toàn bộ hoặc một phần phần vốn góp cho tổ chức, cá nhân khác; hoặc kết hợp các phương thức này. Bản chất pháp lý: doanh nghiệp không “thành lập mới” hoàn toàn, mà thay đổi loại hình, cơ cấu vốn, tư cách thành viên/cổ đông, mô hình quản trị.

Ví dụ: Công ty TNHH A có 03 thành viên, vốn điều lệ 9 tỷ đồng. Do cần gọi vốn từ 07 nhà đầu tư, công ty chuyển thành công ty cổ phần, chia vốn điều lệ thành cổ phần phổ thông, lập danh sách cổ đông sáng lập, thông qua điều lệ mới. Sau chuyển đổi, nhà đầu tư sở hữu cổ phần; quyền biểu quyết, nhận cổ tức, chuyển nhượng cổ phần thực hiện theo cơ chế công ty cổ phần.

Về thủ tục, Nghị định 01/2021/NĐ-CP điều chỉnh đăng ký chuyển đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ thường gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty cổ phần, danh sách cổ đông sáng lập/cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài nếu có, nghị quyết/quyết định chuyển đổi, giấy tờ chứng minh việc chuyển nhượng hoặc góp vốn. Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; khái niệm cổng này được nêu tại khoản 8 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020.

Lưu ý: nếu doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề có điều kiện hoặc có nhà đầu tư nước ngoài, cần rà soát luật chuyên ngành theo Điều 3 Luật Doanh nghiệp 2020 trước khi chuyển đổi.

4. Chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

Chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp cần hiểu đúng bản chất pháp lý. Hộ kinh doanh không phải là “doanh nghiệp” theo phạm vi điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp 2020. Điều 1 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định luật này điều chỉnh việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể, hoạt động của doanh nghiệp; Điều 4 khoản 10 xác định doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo pháp luật. Vì vậy, việc đi từ hộ kinh doanh lên công ty hoặc doanh nghiệp tư nhân không phải là “chuyển đổi loại hình doanh nghiệp” theo nghĩa tổ chức lại doanh nghiệp, mà là việc đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở hộ kinh doanh đang hoạt động.

Hệ quả pháp lý quan trọng: chủ thể kinh doanh phải lựa chọn mô hình phù hợp như công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân; từ đó tuân thủ đầy đủ chế độ pháp lý tương ứng về tư cách chủ thể, quản trị, tài sản, trách nhiệm và công bố thông tin. Căn cứ Điều 2 Luật Doanh nghiệp 2020, cá nhân, tổ chức có liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp đều thuộc đối tượng áp dụng của luật. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định đặc thù thì áp dụng theo Điều 3 Luật Doanh nghiệp 2020.

Về thủ tục, việc đăng ký thực hiện theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Thực tiễn, hồ sơ thường xoay quanh hai nhóm việc: đăng ký doanh nghiệp mới và xử lý tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh đang tồn tại để tránh chồng lấn chủ thể, mã số, nghĩa vụ thuế, lao động, hợp đồng. Ví dụ, một cửa hàng gia đình bán thực phẩm trước đây hoạt động dưới hộ kinh doanh, khi mở thêm chi nhánh, huy động vốn, ký hợp đồng lớn với siêu thị thì nên chuyển sang công ty trách nhiệm hữu hạn để tách bạch tài sản kinh doanh, chuẩn hóa quản trị, thuận lợi xuất hóa đơn, tuyển dụng và mở rộng quy mô.

Tóm lại, lợi ích chính của việc chuyển lên doanh nghiệp là mở rộng hoạt động, nâng tính chuyên nghiệp, tăng khả năng huy động vốn. Tuy nhiên, cần rà soát kỹ nghĩa vụ thuế, hợp đồng đang thực hiện, tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh trước khi nộp hồ sơ.

5. Hồ sơ, thủ tục đăng ký chuyển đổi

Hồ sơ, thủ tục đăng ký chuyển đổi phải lập theo loại hình doanh nghiệp dự kiến sau chuyển đổi, bảo đảm phản ánh đúng tên, trụ sở, vốn, chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông, mô hình quản lý. Căn cứ Điều 1 Luật Doanh nghiệp 2020, việc chuyển đổi thuộc phạm vi “tổ chức lại” doanh nghiệp. Điều 2 xác định doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đều là đối tượng áp dụng.

Về nguyên tắc, hồ sơ thường gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp sau chuyển đổi, điều lệ doanh nghiệp chuyển đổi, giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông, quyết định hoặc nghị quyết về việc chuyển đổi, tài liệu chứng minh việc chuyển giao phần vốn, cổ phần hoặc tài sản nếu có. Thành phần cụ thể thực hiện theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về thủ tục đăng ký chuyển đổi.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Khái niệm Cổng thông tin quốc gia được ghi nhận tại khoản 8 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020. Bản sao trong hồ sơ phải đáp ứng khoản 1 Điều 4: sao từ sổ gốc, chứng thực từ bản chính hoặc đã được đối chiếu với bản chính.

Ví dụ: công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên muốn chuyển thành công ty cổ phần cần chuẩn bị điều lệ công ty cổ phần, danh sách cổ đông, nghị quyết chuyển đổi, tài liệu thể hiện việc chuyển phần vốn góp thành cổ phần. Nếu ngành nghề kinh doanh chịu luật chuyên ngành, Điều 3 Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu áp dụng quy định đặc thù của luật đó.

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp tiếp tục kế thừa quyền, nghĩa vụ hợp pháp, đồng thời cập nhật thông tin thuế, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, lao động, giấy phép con nếu nội dung cũ không còn phù hợp.

6. Lưu ý về kế thừa quyền, nghĩa vụ

Khi chuyển đổi loại hình, điểm cốt lõi là doanh nghiệp sau chuyển đổi không phải “pháp nhân hoàn toàn mới” để xóa nghĩa vụ cũ. Luật Doanh nghiệp 2020 xác định khá rõ nguyên tắc kế thừa. Cụ thể, công ty được chuyển đổi kế thừa toàn bộ quyền, lợi ích hợp pháp, đồng thời chịu trách nhiệm về các khoản nợ, gồm nợ thuế, nợ với đối tác, quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng lao động. Nguyên tắc này được ghi nhận tại Điều 202, Điều 203, Điều 204 và Điều 205 Luật Doanh nghiệp 2020, tương ứng với từng trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Vì vậy, chuyển đổi không làm chấm dứt hiệu lực hợp đồng đã ký, trừ khi hợp đồng hoặc pháp luật chuyên ngành có quy định khác. Ví dụ thực tiễn: công ty TNHH hai thành viên trở lên chuyển thành công ty cổ phần trong khi đang thực hiện hợp đồng cung ứng hàng hóa 12 tháng. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, công ty cổ phần vẫn phải tiếp tục giao hàng, thanh toán phạt vi phạm nếu có, đồng thời vẫn có quyền yêu cầu bên mua thanh toán công nợ theo hợp đồng cũ. Đối tác không thể mặc nhiên coi hợp đồng hết hiệu lực chỉ vì doanh nghiệp đã đổi loại hình.

Riêng trường hợp chuyển đổi từ doanh nghiệp tư nhân, cần lưu ý mạnh hơn về nghĩa vụ tài sản. Theo Điều 205 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ doanh nghiệp tư nhân phải cam kết bằng văn bản chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản của mình đối với toàn bộ khoản nợ chưa thanh toán và cam kết thanh toán đủ khi đến hạn. Đây là điểm khác biệt quan trọng, vì trước thời điểm chuyển đổi, doanh nghiệp tư nhân không có sự tách bạch tài sản như công ty.

Về thủ tục, Nghị định 01/2021/NĐ-CP yêu cầu đăng ký chuyển đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh bằng hồ sơ tương ứng từng loại chuyển đổi. Doanh nghiệp nên rà soát trước: công nợ, hợp đồng đang thực hiện, lao động, giấy phép con, tài sản đăng ký quyền sở hữu. Mục tiêu: tránh hiểu nhầm rằng chỉ cần hoàn tất đăng ký doanh nghiệp là mọi quyền, nghĩa vụ tự “làm mới”. Thực tế pháp lý không phải vậy; đăng ký chuyển đổi chủ yếu ghi nhận hình thức pháp lý mới, còn quyền và nghĩa vụ cũ về nguyên tắc vẫn được kế thừa liên tục.

Lưu ý khi áp dụng

Bài viết dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật, bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2020 (59/2020/QH14) - quy định về tổ chức lại, chuyển đổi doanh nghiệp
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP - thủ tục đăng ký chuyển đổi