Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến: quy trình mới nhất 2026

Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến (đăng ký qua mạng thông tin điện tử) hiện là phương thức được pháp luật ghi nhận ngang hàng với đăng ký trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và đăng ký qua dịch vụ bưu chính, theo khoản 1 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020. Từ 23/7/2026, trình tự thực hiện được điều chỉnh theo hướng rút gọn bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Bài viết hướng dẫn chi tiết những gì bạn cần chuẩn bị và thực hiện.

1. Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến là gì

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký dưới dạng văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử thông qua Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, theo quy định tại Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

• Hồ sơ đăng ký qua mạng có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ bằng bản giấy, không cần nộp bản giấy kèm theo.
• Việc soạn thảo, ký, gửi, tiếp nhận và trả kết quả đều thực hiện trên môi trường điện tử.
• Thông tin đăng ký được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để phối hợp giữa Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và Cơ quan thuế, giúp giảm giấy tờ khi làm thủ tục sau đó.

Phạm vi áp dụng rất rộng: đăng ký thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân và cả các thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

2. Chuẩn bị tài khoản và hồ sơ điện tử

2.1. Tài khoản để đăng ký trực tuyến

Từ 23/7/2026, người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia, truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, theo Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi tại Điều 9 Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Trước đó, tài khoản đăng ký kinh doanh do hệ thống cấp vẫn được chấp nhận trong thời gian chuyển tiếp (Điều 122 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Nếu chưa có tài khoản định danh điện tử, bạn nên đăng ký trước tại cơ quan quản lý định danh theo quy định của pháp luật về định danh điện tử.

2.2. Hồ sơ điện tử

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng bao gồm các giấy tờ như hồ sơ bằng bản giấy theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử (Điều 38). Với thủ tục thành lập công ty, tùy loại hình bạn cần: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; điều lệ công ty; danh sách thành viên (công ty TNHH), danh sách cổ đông sáng lập (công ty cổ phần), danh sách thành viên hợp danh (công ty hợp danh); bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức; văn bản ủy quyền nếu có người đại diện thực hiện thủ tục (Điều 12).

• Biểu mẫu sử dụng được ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC, nên tải mẫu mới nhất để kê khai cho đúng.
• Người kê khai tự chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực, chính xác của thông tin trong hồ sơ.
• Nên chuẩn bị: tên doanh nghiệp (đặt theo quy định tại các Điều 37, 38, 39 và 41 Luật Doanh nghiệp 2020), địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật.

3. Các bước đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia

Trình tự thực hiện theo Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 9 Nghị định 296/2026/NĐ-CP:

1. Đăng nhập hệ thống: dùng tài khoản định danh điện tử đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia để truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Kê khai thông tin và tải giấy tờ: khai thông tin theo từng bước của hệ thống; các giấy đề nghị hoặc thông báo khai trực tiếp trên hệ thống và chỉ yêu cầu ký thì không phải ký số hoặc tải lên; các giấy tờ khác phải ký số hoặc ký trực tiếp theo quy định, thể hiện dưới dạng văn bản điện tử và tải lên hệ thống.
3. Thanh toán phí, lệ phí (nếu có) theo quy trình trực tuyến.
4. Xác thực điện tử để nộp hồ sơ; trường hợp ủy quyền, người ủy quyền và người được ủy quyền đều phải xác thực (Điều 12 được sửa bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP).
5. Nhận giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả điện tử sau khi gửi thành công; theo dõi phản hồi và kết quả xử lý trên hệ thống.

Nếu cần sửa đổi, bổ sung hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nêu rõ nội dung cần sửa, và bạn có tối đa 60 ngày để hoàn thiện; quá hạn hồ sơ không còn giá trị (Điều 32 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

4. Chữ ký số trong hồ sơ đăng ký điện tử

Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử để đăng ký doanh nghiệp qua mạng. Sau sửa đổi tại Điều 9 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, phạm vi yêu cầu ký được thu gọn:

• Giấy đề nghị hoặc thông báo kê khai trực tiếp trên hệ thống, chỉ cần ký → không phải ký số, không phải tải lên.
• Giấy tờ khác trong hồ sơ → phải được ký số hoặc ký trực tiếp theo quy định và tải lên dưới dạng văn bản điện tử.
• Trường hợp có nhiều người ký (ví dụ công ty TNHH hai thành viên trở lên), người nộp hồ sơ phải bảo đảm đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.

Chữ ký số cần thuộc nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp và còn hiệu lực tại thời điểm ký. Trước khi ký, hãy kiểm tra thiết bị ký, cài đặt phần mềm hỗ trợ theo hướng dẫn của nhà cung cấp để tránh lỗi kỹ thuật khi nộp hồ sơ.

5. Thời hạn giải quyết và nhận kết quả

Theo khoản 5 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp đăng ký doanh nghiệp; nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thực hiện cấp đăng ký và thông báo cho doanh nghiệp (khoản 4 Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Lưu ý: Nghị định 296/2026/NĐ-CP (Điều 19) đã rút thời hạn từ 03 ngày làm việc xuống còn 02 ngày làm việc đối với một số trường hợp quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Thời hạn thực tế có thể ngắn hơn tùy từng thủ tục; kết quả chính thức lấy theo thông báo trên hệ thống.

Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch

• Kết quả trả qua tài khoản của người nộp hồ sơ dưới dạng điện tử: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận, Thông báo tùy loại thủ tục.
• Doanh nghiệp được quyền hoạt động kinh doanh kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện (Điều 33 Nghị định 168/2025/NĐ-CP; Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020).
• Hồ sơ chưa được chấp thuận thì có thể dừng thực hiện thủ tục theo khoản 6 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

6. Xử lý khi đăng ký trực tuyến gặp lỗi

Lỗi thường gặp khi đăng ký trực tuyến thường đến từ ba nhóm: kỹ thuật, hồ sơ và nội dung kê khai. Cách xử lý theo từng nhóm:

• Lỗi kỹ thuật (không đăng nhập, không tải được giấy tờ, không ký số được): kiểm tra kết nối mạng, trình duyệt hỗ trợ, cài đặt thiết bị/chứng thư số; thử lại sau khi khắc phục; nếu hệ thống gặp sự cố, Cơ quan đăng ký kinh doanh áp dụng quy trình cấp đăng ký dự phòng theo Điều 13 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
• Hồ sơ chưa hợp lệ: theo dõi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung trên hệ thống/tài khoản; hoàn thiện trong thời hạn 60 ngày theo Điều 32; nếu quá thời hạn mà không được cấp và không nhận được thông báo, có quyền khiếu nại, tố cáo theo quy định.
• Kê khai không trung thực, không chính xác: có thể bị yêu cầu báo cáo, xử lý vi phạm theo Điều 63 Nghị định 168/2025/NĐ-CP; cần chủ động rà soát và khắc phục ngay khi phát hiện.

Đăng ký trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại nhưng yêu cầu sự cẩn trọng trong khâu chuẩn bị hồ sơ và kỹ năng thao tác trên hệ thống. Công ty Luật Minh Bạch hỗ trợ soạn hồ sơ, rà soát tính hợp lệ và thực hiện thủ tục đăng ký trực tuyến theo đúng quy định mới nhất; liên hệ tại đây hoặc gọi 0987 892 333 – email info@luatminhbach.vn.

Lưu ý khi áp dụng

Nội dung bài viết dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật, bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2020
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP - đăng ký doanh nghiệp (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP)
• Thông tư 68/2025/TT-BTC - biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp