Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp

1. Người đại diện theo pháp luật là ai

Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân giữ một trong các chức danh quản lý do doanh nghiệp cử (Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Giám đốc/Tổng giám đốc, thành viên hợp danh, chủ doanh nghiệp tư nhân), nhân danh doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, là người đại diện cho doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước, Tòa án, Trọng tài và các bên liên quan. Về mặt dân sự, người đại diện theo pháp luật của pháp nhân xác lập, thực hiện giao dịch nhân danh pháp nhân trong phạm vi đại diện theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015. Vai trò này đi kèm không chỉ quyền hạn mà còn là trách nhiệm pháp lý trực tiếp, vì vậy người được bổ nhiệm cần hiểu rõ phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ của mình.

2. Quyền và nghĩa vụ

Người đại diện theo pháp luật có quyền nhân danh doanh nghiệp xác lập, thực hiện giao dịch dân sự, ký kết hợp đồng, đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước, khai thuế, tham gia tố tụng... trong phạm vi quyền hạn theo Điều lệ và pháp luật. Song song đó, người đại diện phải thực hiện các nghĩa vụ chủ yếu:

• Thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất để bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của doanh nghiệp theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020;
• Tuân thủ Điều lệ, nghị quyết và quyết định của Chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông;
• Bảo đảm doanh nghiệp luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam; thực hiện đăng ký, thông báo thay đổi người đại diện kịp thời theo quy định;
• Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ giải thể, các báo cáo tài chính và báo cáo thuế của doanh nghiệp.

3. Trách nhiệm khi thực hiện giao dịch

Khi người đại diện theo pháp luật ký kết, thực hiện giao dịch nhân danh doanh nghiệp, các nguyên tắc sau được áp dụng theo Bộ luật Dân sự 2015:

• Giao dịch được xác lập, thực hiện đúng trong phạm vi đại diện làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với người thứ ba;
• Giao dịch vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với phần vượt quá, trừ trường hợp doanh nghiệp đồng ý;
• Người đại diện phải chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại do thực hiện hành vi nhân danh doanh nghiệp trái quy định pháp luật, trái Điều lệ hoặc vượt quá thẩm quyền được giao theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020.

Vì vậy, trước khi ký kết các hợp đồng quan trọng, người đại diện cần rà soát Điều lệ và các nghị quyết của công ty để xác định đúng thẩm quyền, tránh trường hợp giao dịch bị vô hiệu hoặc chính mình phải tự chịu trách nhiệm đối với phần vượt quá thẩm quyền.

4. Rủi ro pháp lý cá nhân người đại diện

Người đại diện theo pháp luật có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân trong các trường hợp sau:

• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại: phải bồi thường cho doanh nghiệp và các bên liên quan nếu hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm Điều lệ gây thiệt hại;
• Trách nhiệm hành chính: bị xử phạt vi phạm hành chính đối với các hành vi như chậm đăng ký thay đổi doanh nghiệp, kê khai thuế sai, không đăng ký người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, vi phạm pháp luật lao động và an toàn lao động...;
• Trách nhiệm hình sự: với tư cách là người quản lý, người đại diện theo pháp luật có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự khi doanh nghiệp thực hiện hành vi phạm tội như trốn thuế, gian lận thuế, lừa đảo chiếm đoạt tài sản, cố ý làm trái quy định của Nhà nước về quản lý kinh tế... theo Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung);
• Trách nhiệm dân sự với người thứ ba: tự chịu trách nhiệm đối với giao dịch vượt quá phạm vi đại diện khi doanh nghiệp không phê chuẩn.

Do đó, người đại diện cần lưu trữ đầy đủ văn bản ủy quyền, quyết định bổ nhiệm và biên bản họp liên quan để bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp hoặc thanh tra, kiểm tra.

5. Giới hạn quyền đại diện

Quyền đại diện theo pháp luật không phải là vô hạn mà bị giới hạn bởi các yếu tố sau:

• Điều lệ công ty: có thể quy định các giao dịch trên một giá trị nhất định hoặc thuộc lĩnh vực nhạy cảm phải có sự chấp thuận của Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị;
• Quy định về giao dịch có xung đột lợi ích: người đại diện không được tự mình hoặc nhân danh người có liên quan giao dịch với doanh nghiệp khi chưa được phép theo quy định của Điều lệ và pháp luật;
• Phạm vi đại diện theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015: các hành vi vượt quá phạm vi đại diện do người đại diện xác lập không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp, trừ trường hợp doanh nghiệp đồng ý;
• Các quy định pháp luật chuyên ngành: một số giao dịch (mua bán tài sản lớn, vay vốn, chuyển nhượng dự án...) có thể yêu cầu điều kiện riêng về thẩm quyền quyết định và hình thức.

Người đại diện cần nắm rõ các giới hạn này để không vượt quá thẩm quyền, đồng thời người thứ ba khi giao dịch với doanh nghiệp cũng nên kiểm tra Điều lệ và quyết định liên quan để bảo đảm giao dịch hợp pháp.

6. Lưu ý khi ủy quyền lại

Người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác thực hiện một số quyền, nghĩa vụ nhất định, tuy nhiên cần lưu ý:

• Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản (giấy ủy quyền) nêu rõ phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền và người được ủy quyền;
• Người được ủy quyền chỉ được thực hiện trong phạm vi ủy quyền; giao dịch vượt quá phạm vi ủy quyền không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp, trừ trường hợp được doanh nghiệp phê chuẩn;
• Người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm về việc lựa chọn và giám sát người được ủy quyền; việc ủy quyền không chuyển giao trách nhiệm pháp lý với cơ quan nhà nước của người đại diện;
• Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày, theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục ủy quyền theo quy định để bảo đảm hoạt động kinh doanh liên tục;
• Một số giao dịch đặc thù theo quy định pháp luật không được ủy quyền lại hoặc đòi hỏi hình thức ủy quyền có chứng thực, tùy tính chất của từng loại giao dịch.

Nội dung trên chỉ mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý chính thức cho từng trường hợp cụ thể. Để được luật sư đánh giá hồ sơ và hướng dẫn chi tiết, vui lòng liên hệ Công ty Luật Minh Bạch.

Lưu ý khi áp dụng

Nội dung bài viết dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật, bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2020 (59/2020/QH14) - Điều 13
• Bộ luật Dân sự 2015 - đại diện