Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: thủ tục cấp và trường hợp sử dụng

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (thường gọi là giấy xác nhận độc thân) là giấy tờ của cơ quan đăng ký hộ tịch xác nhận một người hiện đang độc thân (chưa kết hôn, đã ly hôn hoặc chồng/vợ đã chết) để sử dụng cho việc đăng ký kết hôn hoặc mục đích khác theo quy định. Từ 09/01/2025, khi đăng ký kết hôn tại cơ quan hộ tịch trong nước, công chức tư pháp – hộ tịch chủ động tra cứu dữ liệu dân cư mà không yêu cầu người dân nộp giấy này; giấy xác nhận hiện chủ yếu dùng cho kết hôn có yếu tố nước ngoài và nhiều giao dịch dân sự khác.

1. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là gì?

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là giấy tờ hộ tịch xác nhận tình trạng hôn nhân của một người tại thời điểm cấp. Căn cứ pháp lý chính: khoản 1 Điều 22 Nghị định 123/2015/NĐ-CP (ngày 15/11/2015, hướng dẫn Luật Hộ tịch, hiệu lực 01/01/2016) quy định thủ tục cấp; Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định giá trị sử dụng.

Lưu ý trạng thái pháp lý của các văn bản tại thời điểm cập nhật (16/08/2026):

• Luật Hộ tịch 2014 (số 60/2014/QH13, ngày 20/11/2014, hiệu lực 01/01/2016) – còn hiệu lực. Luật Hộ tịch (sửa đổi) số 03/2026/QH16 được Quốc hội thông qua ngày 23/04/2026 sẽ có hiệu lực từ 01/03/2027 và thay thế Luật Hộ tịch 2014 từ thời điểm đó; nội dung đăng ký hộ tịch trực tuyến, không phụ thuộc nơi cư trú sẽ được áp dụng theo lộ trình mới.
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP – còn hiệu lực nhưng đã được sửa đổi, bổ sung nhiều lần, gần nhất là Nghị định 07/2025/NĐ-CP (hiệu lực 09/01/2025) và Nghị định 18/2026/NĐ-CP (ngày 14/01/2026, sửa đổi để cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp).
• Thông tư 04/2020/TT-BTP (ngày 28/05/2020) quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP – bị sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP (hiệu lực 06/06/2024); biểu mẫu hiện hành căn cứ Thông tư này và văn bản sửa đổi.

2. Khi nào cần giấy xác nhận tình trạng hôn nhân?

Khoản 2 Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được sử dụng để kết hôn tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài, tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc sử dụng vào mục đích khác. Các trường hợp thực tế thường gặp:

• Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài: kết hôn với người nước ngoài tại Việt Nam hoặc kết hôn với công dân Việt Nam tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Xem thêm bài kết hôn với người nước ngoài.
• Kết hôn trong nước: từ 09/01/2025, khi đăng ký kết hôn tại cơ quan hộ tịch trong nước, cơ quan tiếp nhận tra cứu, khai thác thông tin tình trạng hôn nhân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và không yêu cầu nộp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP). Vẫn nên liên hệ trước cơ quan nơi đăng ký để xác nhận quy trình áp dụng tại địa phương.
• Mục đích khác theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức: xin việc tại nước ngoài, làm hồ sơ du học, xác nhận độc thân cho giao dịch nhận con nuôi, khai nhận di sản thừa kế có liên quan tình trạng hôn nhân… Giấy này chỉ có mục đích ghi trên giấy và không có giá trị dùng vào mục đích khác (khoản 3 Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

3. Cơ quan có thẩm quyền cấp

Theo nguyên tắc chung của Luật Hộ tịch 2014 và khoản 1 Điều 21 Nghị định 123/2015/NĐ-CP:

• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của công dân Việt Nam thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
• Trường hợp công dân Việt Nam không có nơi thường trú nhưng có đăng ký tạm trú theo quy định của pháp luật về cư trú thì UBND cấp xã nơi đăng ký tạm trú cấp giấy.
• Quy định này được áp dụng để cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân nước ngoài và người không quốc tịch cư trú tại Việt Nam nếu có yêu cầu (khoản 1 Điều 22 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

Một lưu ý với địa phương: một số tỉnh, thành đang thí điểm tiếp nhận hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia và cổng dịch vụ công cấp tỉnh trong lộ trình số hóa hộ tịch. Trước khi nộp hồ sơ, nên tra cứu hướng dẫn của UBND nơi cư trú (cổng dịch vụ công cấp tỉnh) để biết hình thức tiếp nhận và biểu mẫu áp dụng tại địa phương.

4. Hồ sơ, thủ tục và thời hạn

Theo Điều 22 Nghị định 123/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 18/2026/NĐ-CP về tra cứu dữ liệu):

• Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ: Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo mẫu quy định (Mẫu ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP, sửa đổi theo Thông tư 04/2024/TT-BTP); xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị (Thẻ căn cước công dân hoặc Căn cước công dân, Hộ chiếu). Trường hợp người yêu cầu đã ly hôn hoặc chồng/vợ đã chết thì cung cấp thông tin về bản án/quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử/trích lục khai tử; cơ quan đăng ký hộ tịch tra cứu, khai thác thông tin qua Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (khoản 2 Điều 22 sửa đổi).
• Bước 2 – Nộp hồ sơ: nộp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã có thẩm quyền, hoặc qua cổng dịch vụ công nếu địa phương triển khai.
• Bước 3 – Giải quyết: trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh tình trạng hôn nhân; nếu đủ điều kiện thì trình Chủ tịch UBND ký cấp 01 bản Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trường hợp cần xác minh (không tra cứu được qua dữ liệu) thì đề nghị UBND cấp xã nơi từng cư trú xác minh; trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận văn bản đề nghị, UBND cấp xã được yêu cầu kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản; ngay trong ngày nhận được văn bản trả lời, nếu đủ cơ sở thì cấp giấy.

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hiện nay không thuộc diện thu phí thống nhất trên toàn quốc; một số địa phương chưa thu lệ phí cho thủ tục này. Trước khi nộp, nên hỏi cụ thể bộ phận một cửa nơi cư trú về mức lệ phí (nếu có) theo quy định của địa phương.

5. Giá trị sử dụng và lưu ý

Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định:

• Thời hạn 06 tháng: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp. Hết thời hạn hoặc khi tình trạng hôn nhân thay đổi thì giấy không còn giá trị.
• Mục đích sử dụng: giấy được sử dụng để kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, kết hôn tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài hoặc sử dụng vào mục đích khác.
• Không dùng sai mục đích: giấy không có giá trị khi sử dụng vào mục đích khác với mục đích ghi trên giấy (khoản 3 Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

Lưu ý thực tế:

• Cấp lại: khi giấy đã hết thời hạn hoặc cần dùng vào mục đích khác, người yêu cầu phải nộp lại giấy đã cấp trước đó (quy định sửa đổi tại khoản 6 khoản 7 Điều 2 Nghị định 07/2025/NĐ-CP, nội dung đã được thông tin trên Cổng Dịch vụ công quốc gia).
• Số hóa hộ tịch: từ năm 2025–2026, các địa phương đang đẩy mạnh đăng ký hộ tịch trực tuyến và liên thông dữ liệu dân cư – hộ tịch; nhiều nơi cắt giảm giấy tờ phải nộp. Thông tin về tình trạng hôn nhân cũng được ghi, cập nhật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và nền tảng định danh quốc gia.
• Kết hôn có yếu tố nước ngoài: ngoài giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, hồ sơ đăng ký kết hôn với người nước ngoài còn cần các giấy tờ chứng minh điều kiện kết hôn theo Điều 126 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014 và các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn).

6. Xử lý khi nơi cấp từ chối

Khi UBND cấp xã hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bạn cần xác định rõ lý do từ chối trước khi lựa chọn hướng xử lý:

• Xác định lý do: yêu cầu cơ quan thông báo bằng văn bản về lý do từ chối (thiếu giấy tờ, chưa xác minh được tình trạng hôn nhân do thiếu dữ liệu, đang có tranh chấp…). Việc có văn bản từ chối là căn cứ quan trọng để khiếu nại hoặc khởi kiện.
• Trao đổi lại với cơ quan: nhiều trường hợp từ chối do thiếu thông tin hoặc cần bổ sung giấy tờ về tình trạng hôn nhân (bản án ly hôn, giấy chứng tử…). Bổ sung, giải trình kịp thời.
• Khiếu nại: nếu có căn cứ cho rằng việc từ chối trái quy định, người yêu cầu có quyền khiếu nại lần đầu đến Chủ tịch UBND đã ra quyết định từ chối (hoặc người có thẩm quyền) theo Luật Khiếu nại.
• Khởi kiện hành chính: nếu khiếu nại không được giải quyết hoặc quá thời hạn, có thể khởi kiện quyết định hành chính tại Tòa án nhân dân theo thủ tục tố tụng hành chính.
• Khi cư trú ở nhiều nơi: trong một số tình huống, hồ sơ cần xác minh ở nhiều địa phương nên thời gian kéo dài; nên chủ động cung cấp đầy đủ thông tin nơi đã đăng ký thường trú, kết hôn, ly hôn trước đây để rút ngắn thời gian xác minh.

Câu hỏi thường gặp

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị bao lâu?

Theo khoản 1 Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, giấy có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp. Giấy cũng hết giá trị khi tình trạng hôn nhân thay đổi (kết hôn) trước thời điểm đó. Hết hạn hoặc dùng sai mục đích thì cấp lại.

Xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ở đâu?

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú (hoặc nơi đăng ký tạm trú nếu không có nơi thường trú) cấp giấy theo khoản 1 Điều 21 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc qua cổng dịch vụ công nếu địa phương triển khai.

Đăng ký kết hôn trong nước có bắt buộc nộp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không?

Từ 09/01/2025, khi đăng ký kết hôn tại cơ quan hộ tịch trong nước, công chức tư pháp – hộ tịch tra cứu thông tin tình trạng hôn nhân trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, không yêu cầu người dân nộp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Nghị định 07/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2015/NĐ-CP). Với kết hôn có yếu tố nước ngoài hoặc kết hôn tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, giấy xác nhận vẫn cần thiết.

Ai có thể cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người nước ngoài?

UBND cấp xã nơi người nước ngoài cư trú tại Việt Nam cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân nước ngoài và người không quốc tịch nếu có yêu cầu, theo khoản 1 Điều 22 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.

Bị từ chối cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thì phải làm sao?

Yêu cầu cơ quan nêu rõ lý do bằng văn bản, bổ sung giấy tờ nếu thiếu, khiếu nại đến Chủ tịch UBND theo Luật Khiếu nại, và có thể khởi kiện quyết định hành chính tại Tòa án theo thủ tục tố tụng hành chính nếu khiếu nại không được giải quyết.

Lưu ý khi áp dụng

Nội dung bài viết dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật (16/08/2026),

• Luật Hộ tịch 2014 (60/2014/QH13, ngày 20/11/2014, hiệu lực 01/01/2016) – còn hiệu lực đến 01/03/2027, khi bị thay thế bởi Luật Hộ tịch (sửa đổi) số 03/2026/QH16 (thông qua 23/04/2026).
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP (hiệu lực 01/01/2016) – còn hiệu lực, đã sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 18/2026/NĐ-CP.
• Thông tư 04/2020/TT-BTP – còn hiệu lực, bị sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP (hiệu lực 06/06/2024).
• Luật Hôn nhân và Gia đình 2014 (52/2014/QH13) – còn hiệu lực; Điều 126, 127 về kết hôn, ly hôn có yếu tố nước ngoài. Xem toàn văn tại Luật HN&GĐ 2014.