Điều 54. Chuẩn bị phiên họp giải quyết tranh chấp 1. Trường hợp các bên không có thoả thuận khác hoặc quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài không có quy định khác, thời gian và địa điểm mở phiên họp do Hội đồng trọng tài quyết định. 2. Trường hợp các bên không có thoả thuận khác hoặc quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài không có quy định khác, giấy triệu tập tham dự phiên họp phải được gửi cho các bên chậm nhất 30 ngày trước ngày mở phiên họp.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Chuẩn bị phiên họp theo Điều 54
Điều 54 Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định Hội đồng trọng tài chuẩn bị phiên họp bằng việc gửi giấy triệu tập và tài liệu, chứng cứ cho các bên trước ngày mở phiên họp. Đây là nghĩa vụ bắt buộc, bảo đảm quyền được biết, được chuẩn bị và tranh tụng của các bên.
Nội dung chuẩn bị:
Ví dụ thực tiễn: Nguyên đơn A khởi kiện bị đơn B tại Trung tâm Trọng tài thương mại. Trước phiên họp, Hội đồng trọng tài phải gửi giấy triệu tập kèm bản sao đơn khởi kiện, chứng cứ cho cả A và B. Nếu B không nhận được giấy triệu tập hợp lệ, phiên họp có thể bị hoãn hoặc phán quyết bị yêu cầu hủy theo Điều 68.
Liên hệ Điều 55 (hoãn phiên họp) và Điều 57 (trình tự phiên họp): việc chuẩn bị đúng Điều 54 là tiền đề để phiên họp tiến hành hợp pháp. Sự vắng mặt của một bên dù đã được triệu tập hợp lệ vẫn không cản trở Hội đồng trọng tài tiếp tục giải quyết theo Điều 57.
Thực tiễn lưu ý: giấy triệu tập phải gửi đúng địa chỉ, đúng thời hạn; lưu chứng cứ gửi (bưu phẩm, email, chuyển phát) để chứng minh tính hợp lệ khi cần.
Thành phần phiên họp. Điều 55 Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định phiên họp giải quyết tranh chấp có sự tham gia của Hội đồng trọng tài (hoặc Trọng tài viên duy nhất), các bên tranh chấp, người làm chứng, người phiên dịch và luật sư (nếu có). Phiên họp tiến hành không công khai, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Đây là điểm khác biệt căn bản so với tố tụng Tòa án — nơi xét xử công khai theo Điều 55 Hiến pháp và Bộ luật Tố tụng dân sự.
Thủ tục tiến hành. Theo Điều 55, trình tự phiên họp gồm: Chủ tịch Hội đồng trọng tài (hoặc Trọng tài viên duy nhất) khai mạc, kiểm tra sự có mặt, căn cước người tham dự; phổ biến quyền, nghĩa vụ; các bên trình bày ý kiến, xuất trình chứng cứ; đối chất; Hội đồng trọng tài hỏi và xem xét chứng cứ. Việc hỏi từng người được tiến hành riêng, sau đó Hội đồng quyết định cho các bên hỏi lại.
Hệ quả pháp lý về sự vắng mặt. Điều 55 gắn với Điều 54 (nguyên đơn vắng mặt không lý do chính đáng bị coi là rút đơn; bị đơn vắng mặt vẫn tiến hành giải quyết theo chứng cứ hiện có) và Điều 57 (các bên tự thỏa thuận giải quyết, Hội đồng lập biên bản và ra quyết định công nhận).
Ví dụ thực tiễn. Tranh chấp hợp đồng mua bán giữa Công ty A (nguyên đơn) và Công ty B (bị đơn). B vắng mặt lần hai không có lý do chính đáng. Hội đồng trọng tài vẫn mở phiên họp, căn cứ Điều 54 khoản 2 và Điều 55, tiến hành xem xét chứng cứ do A cung cấp và ra phán quyết. Nếu B có mặt và hai bên đạt thỏa thuận, Hội đồng ghi nhận theo Điều 57, quyết định công nhận sự thỏa thuận có giá trị như phán quyết.
Lưu ý thực tiễn. Biên bản phiên họp phải ghi đầy đủ diễn biến, có chữ ký các thành viên Hội đồng và đương sự — đây là căn cứ để Tòa án xem xét khi có yêu cầu hủy phán quyết theo Điều 68. Vi phạm nghiêm trọng thủ tục phiên họp có thể dẫn tới hủy phán quyết.
Căn cứ: Điều 57 Luật Trọng tài thương mại 2010 (08/2010/QH12).
Theo Điều 57, Hội đồng trọng tài hoãn phiên họp khi có căn cứ chính đáng, cụ thể: một bên yêu cầu hoãn có lý do chính đáng; Trọng tài viên không thể tham gia; hoặc các bên thống nhất yêu cầu hoãn. Thời hạn hoãn không quá 30 ngày kể từ ngày dự định mở phiên họp, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Thủ tục: Hội đồng trọng tài thông báo hoãn, ấn định thời gian, địa điểm mới. Việc hoãn phải lập biên bản theo Điều 55. Nếu nguyên đơn vắng mặt không lý do chính đáng sau khi đã được triệu tập hợp lệ lần hai, Hội đồng đình chỉ giải quyết; nếu bị đơn vắng mặt lần hai, Hội đồng vẫn tiếp tục xét xử theo Điều 54.
Ví dụ thực tiễn: Nguyên đơn yêu cầu hoãn do Trọng tài viên ốm đột xuất, kèm giấy xác nhận y tế. Hội đồng chấp thuận, hoãn 15 ngày, thông báo bằng văn bản cho các bên. Trường hợp khác: bị đơn vắng mặt lần đầu có lý do chính đáng (thiên tai, giãn cách), Hội đồng hoãn; lần hai vắng mặt không lý do, Hội đồng tiếp tục xét xử vắng mặt.
Lưu ý: Hoãn quá 30 ngày không có thỏa thuận khác là trái Điều 57. Mọi thông báo, biên bản phải lập văn bản, gửi đúng địa chỉ các bên để bảo đảm hiệu lực tố tụng.
Lưu ý khi tham gia phiên họp
Theo Điều 54 Luật Trọng tài thương mại 2010, phiên họp giải quyết tranh chấp được tiến hành không công khai, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác. Các bên có quyền yêu cầu Hội đồng trọng tài triệu tập nhân chứng, người làm chứng; yêu cầu giám định, định giá tài sản; và phải xuất trình chứng cứ theo quy định tại Điều 55.
Về thủ tục, Điều 57 quy định các bên phải có mặt đúng thời gian, địa điểm ghi trong thông báo. Trường hợp nguyên đơn vắng mặt không có lý do chính đáng, Hội đồng trọng tài có thể đình chỉ giải quyết; bị đơn vắng mặt, Hội đồng vẫn tiến hành phiên họp căn cứ hồ sơ và chứng cứ hiện có.
Thực tiễn cho thấy nhiều bên bị mất quyền lợi do không chuẩn bị đầy đủ. Ví dụ: nguyên đơn không xuất trình bản gốc hợp đồng, không đưa nhân chứng đến phiên họp, dẫn đến việc Hội đồng trọng tài không đủ căn cứ chấp nhận yêu cầu. Ngược lại, bị đơn vắng mặt dù đã được triệu tập hợp lệ vẫn bị xét xử vắng mặt — không có lợi thế trì hoãn.
Do đó, trước phiên họp, các bên cần: (i) kiểm tra thông báo về thời gian, địa điểm; (ii) chuẩn bị đầy đủ chứng cứ, tài liệu gốc; (iii) cử người đại diện có thẩm quyền hoặc ủy quyền hợp lệ; (iv) nắm rõ quyền yêu cầu triệu tập nhân chứng, giám định theo Điều 54, 55. Việc tuân thủ đúng trình tự không chỉ bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà còn tránh rủi ro pháp lý về sau khi phán quyết được yêu cầu công nhận và cho thi hành.
Bài viết dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật, bao gồm:
