Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

Điều 26. Phương thức đăng ký doanh nghiệp 1. Đăng ký doanh nghiệp được thực hiện trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng thông tin điện tử. 2. Việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được thực hiện thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc Cổng thông tin điện tử của Cơ quan đăng ký kinh doanh. 3. Nhà đầu tư được lựa chọn một trong các hình thức nộp hồ sơ bao gồm trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích để giải quyết thủ tục hành chính phù hợp với hình thức tiếp nhận của thủ tục hành chính đó.

Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch

1. Tổng quan về đăng ký doanh nghiệp

Đăng ký doanh nghiệp là thủ tục bắt buộc để một tổ chức hoặc cá nhân có thể hoạt động kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, mọi doanh nghiệp từ khi thành lập đến khi giải thể đều phải thực hiện đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Hiện nay, để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp, pháp luật Việt Nam đã cho phép thực hiện đăng ký doanh nghiệp bằng nhiều phương thức khác nhau, trong đó đăng ký qua mạng thông tin điện tử đang ngày càng phổ biến nhờ tính tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.

2. Ba phương thức đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định hiện hành, có ba phương thức đăng ký doanh nghiệp chính:

• Đăng ký trực tiếp: Người thành lập doanh nghiệp đến nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Đăng ký qua mạng thông tin điện tử: Nộp hồ sơ điện tử thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc Cổng thông tin điện tử của Cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Đăng ký qua dịch vụ bưu chính công ích: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Mỗi phương thức đều có ưu điểm riêng, tuy nhiên đăng ký qua mạng đang được khuyến khích sử dụng vì giúp rút ngắn thời gian, giảm chi phí đi lại và có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi.

3. Đăng ký qua mạng thông tin điện tử

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là hình thức nộp hồ sơ điện tử thông qua hệ thống trực tuyến. Để thực hiện, người đăng ký cần truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn hoặc Cổng thông tin điện tử của Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, thành phố.

Điều 26. Phương thức đăng ký doanh nghiệp 2. Việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được thực hiện thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc Cổng thông tin điện tử của Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch

Quy trình đăng ký qua mạng thông tin điện tử bao gồm các bước cơ bản sau:

• Bước 1: Đăng nhập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đã được cấp.
• Bước 2: Chọn loại hình doanh nghiệp và điền đầy đủ thông tin vào mẫu hồ sơ đăng ký.
• Bước 3: Ký số vào hồ sơ điện tử bằng chữ ký số hợp lệ.
• Bước 4: Nộp hồ sơ và chờ Cơ quan đăng ký kinh doanh xét duyệt.
• Bước 5: Nhận kết quả qua email hoặc nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại bộ phận một cửa.

Lưu ý quan trọng: Hồ sơ đăng ký qua mạng phải có chữ ký số theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử và có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ bản giấy.

4. Tài khoản đăng ký kinh doanh và chữ ký số

Để đăng ký doanh nghiệp qua mạng, người đăng ký cần chuẩn bị hai yếu tố quan trọng: tài khoản đăng ký kinh doanh và chữ ký số.

4.1. Tài khoản đăng ký kinh doanh

Tài khoản đăng ký kinh doanh là tài khoản được cấp bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh để truy cập và thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp trực tuyến. Để được cấp tài khoản, cá nhân cần:

• Có chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân còn hiệu lực.
• Đăng ký tài khoản tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Xác thực danh tính theo hướng dẫn của Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Mỗi cá nhân chỉ được cấp một tài khoản đăng ký kinh doanh duy nhất và tài khoản này được sử dụng cho tất cả các lần đăng ký doanh nghiệp sau này.

4.2. Chữ ký số

Chữ ký số là phương tiện điện tử dùng để ký thay cho chữ ký tay trên hồ sơ giấy. Theo quy định, chữ ký số phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.

Các nhà cung cấp chữ ký số phổ biến tại Việt Nam hiện nay bao gồm: Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, BKAV-CA, và một số nhà cung cấp khác. Chi phí mua chữ ký số dao động từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng tùy loại và thời hạn sử dụng.

Điều 26. Phương thức đăng ký doanh nghiệp 1. Đăng ký doanh nghiệp được thực hiện trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng thông tin điện tử.

Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch

5. Thời hạn xét duyệt hồ sơ

Thời hạn xét duyệt hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là vấn đề được nhiều người quan tâm. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành:

• Đăng ký thành lập doanh nghiệp: Cơ quan đăng ký kinh doanh phải xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
• Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
• Đăng ký chia, tách, sáp nhập, hợp nhất doanh nghiệp: Thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ biết rõ những nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Thời hạn sửa đổi, bổ sung hồ sơ do người nộp hồ sơ thực hiện nhưng không quá 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo.

Đối với đăng ký qua mạng thông tin điện tử, thời hạn xử lý hồ sơ được tính tương tự như đăng ký trực tiếp. Hệ thống sẽ tự động thông báo tình trạng hồ sơ qua email và trên Cổng thông tin để người đăng ký theo dõi.

6. Lưu ý khi áp dụng

Khi thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử, người đăng ký cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau:

• Đảm bảo hồ sơ đầy đủ và chính xác: Hồ sơ điện tử phải đầy đủ các tài liệu theo quy định và thông tin phải nhất quán, chính xác. Trường hợp có sự khác biệt giữa hồ sơ bản giấy và bản điện tử, nội dung hồ sơ bản giấy có giá trị pháp lý cuối cùng.
• Chữ ký số hợp lệ: Hồ sơ phải được ký bằng chữ ký số hợp lệ do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Chữ ký số hết hạn hoặc không hợp lệ sẽ khiến hồ sơ bị từ chối.
• Theo dõi tình trạng hồ sơ: Sau khi nộp hồ sơ, cần thường xuyên kiểm tra email và Cổng thông tin để cập nhật tình trạng xử lý và kịp thời bổ sung khi có yêu cầu.
• Lưu trữ hồ sơ điện tử: Sau khi hoàn tất đăng ký, cần lưu trữ bản mềm hồ sơ và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để phục vụ cho các thủ tục hành chính tiếp theo.
• Địa chỉ email chính xác: Địa chỉ email đăng ký phải là email đang hoạt động và thường xuyên kiểm tra để nhận thông báo từ Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, hồ sơ đăng ký có thể yêu cầu thêm các tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm hoặc giấy phép con. Trong trường hợp này, việc tham khảo ý kiến luật sư hoặc đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp là cần thiết để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và đúng quy định.