Đăng ký doanh nghiệp là thủ tục bắt buộc đầu tiên khi một cá nhân, tổ chức muốn hoạt động kinh doanh dưới hình thức doanh nghiệp. Trong bộ hồ sơ đăng ký, Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là văn bản gốc thể hiện ý chí của người thành lập doanh nghiệp, đồng thời là căn cứ để cơ quan đăng ký kinh doanh ghi nội dung vào Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Công ty Luật Minh Bạch phân tích từng nhóm nội dung bắt buộc của giấy đề nghị theo Luật Doanh nghiệp 2020.
Điều 23. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần và công ty hợp danh bao gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; điều lệ công ty hoặc điều lệ công ty và thỏa thuận hợp tác đối với công ty hợp danh; văn bản xác nhận về việc đăng ký vốn đầu tư nước ngoài trong trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài tham gia. Riêng doanh nghiệp tư nhân chỉ cần giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần và công ty hợp danh bao gồm:
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
a) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
b) Điều lệ công ty hoặc điều lệ công ty và thỏa thuận hợp tác (đối với công ty hợp danh);
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
c) Văn bản xác nhận về việc đăng ký vốn đầu tư nước ngoài trong trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài tham gia.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Nội dung cụ thể của giấy đề nghị được quy định tại khoản 2 Điều 23. Đây là căn cứ quan trọng nhất để điền hồ sơ, do mọi sai sót tại đây đều dẫn đến việc phải sửa đổi, bổ sung, kéo dài thời gian giải quyết.
2. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp phải có các nội dung sau đây:
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
a) Tên doanh nghiệp;
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
b) Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
c) Vốn điều lệ;
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
d) Ngành, nghề kinh doanh;
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
đ) Thông tin về vốn đầu tư của nhà đầu tư nước ngoài đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài;
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
e) Thông tin đăng ký thuế;
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
g) Số lượng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc;
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
h) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật đối với doanh nghiệp tư nhân; họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
i) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền; họ, tên, địa chỉ liên lạc của người đại diện theo pháp luật của công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Nhóm thông tin đầu tiên bao gồm tên doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính. Đây là hai dữ liệu định danh, ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ hệ thống pháp lý sau này: hợp đồng, con dấu, hóa đơn, tài khoản ngân hàng.
Tên doanh nghiệp phải tuân thủ cấu trúc gồm loại hình doanh nghiệp và tên riêng, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký. Tên riêng không được sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục. Việc kiểm tra tên nên thực hiện trước trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tránh phải nộp lại hồ sơ.
Địa chỉ trụ sở chính là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp bằng địa chỉ tại Việt Nam, phải có số điện thoại, fax và thư điện tử (nếu có). Trụ sở chính không được là hộp thư thuê, phải là địa chỉ cụ thể có khả năng xác định được. Nếu trụ sở thuộc chung cư, cần kiểm tra mục đích sử dụng của đất và căn hộ theo quy hoạch đô thị.
Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
1. Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định theo phường, xã, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và có số điện thoại, fax và thư điện tử (nếu có).
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Thông tin về người đại diện theo pháp luật và người đại diện theo ủy quyền cũng thuộc nhóm này. Người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc. Công ty phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện thường trú tại Việt Nam; nếu người đại diện duy nhất vắng mặt quá 30 ngày liên tục tại Việt Nam thì phải ủy quyền cho người khác thường trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ.
Điều 13. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, kể cả trước Tòa án, cơ quan trọng tài khác và là người đại diện cho doanh nghiệp với tư cách khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
4. Công ty phải bảo đảm có ít nhất một người đại diện theo pháp luật thường trú tại Việt Nam; trường hợp công ty có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải thường trú tại Việt Nam và phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật sống tại Việt Nam; trường hợp người đại diện theo pháp luật duy nhất không có mặt liên tục tại Việt Nam quá 30 ngày thì phải ủy quyền cho người khác thường trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Ngành, nghề kinh doanh là nội dung bắt buộc tại điểm d khoản 2 Điều 23. Doanh nghiệp được tự do kinh doanh trong những ngành, nghề mà pháp luật không cấm, đồng thời phải ghi ngành, nghề đăng ký kinh doanh trong hồ sơ. Nguyên tắc này được Luật Doanh nghiệp 2020 khẳng định rõ.
Điều 7. Quyền kinh doanh
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
1. Doanh nghiệp được kinh doanh tất cả các ngành, nghề mà pháp luật không cấm.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
2. Doanh nghiệp có quyền tự do kinh doanh trong những ngành, nghề mà pháp luật không cấm.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Khi khai ngành, nghề, cần lưu ý hai điểm. Thứ nhất, ngành, nghề kinh doanh có điều kiện phải được ghi đúng tên ngành, nghề theo Danh mục ngành, nghề kinh doanh và phải đáp ứng điều kiện trước khi kinh doanh. Thứ hai, ngành, nghề cấm kinh doanh và ngành, nghề kinh doanh có điều kiện được quy định tại Phụ lục IV Luật Doanh nghiệp 2020.
Điều 11. Ngành, nghề kinh doanh có điều kiện và ngành, nghề kinh doanh bị cấm
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
1. Ngành, nghề kinh doanh có điều kiện là ngành, nghề mà khi kinh doanh phải đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật. Ngành, nghề kinh doanh có điều kiện được quy định tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Luật này.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
2. Ngành, nghề kinh doanh bị cấm là ngành, nghề mà Nhà nước cấm kinh doanh; cấm thực hiện các hoạt động kinh doanh liên quan đến ngành, nghề đó. Danh mục ngành, nghề kinh doanh bị cấm được quy định tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Luật này.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp ghi dàn trải hàng chục ngành, nghề để "để dành", điều này không vi phạm pháp luật nhưng gây khó khăn khi xác định thuế suất, khi xin giấy phép con hoặc khi chứng minh ngành, nghề chính. Công ty Luật Minh Bạch khuyến nghị chỉ đăng ký ngành, nghề thực sự dự kiến kinh doanh trong 6–12 tháng đầu, phần còn lại có thể bổ sung sau bằng thủ tục sửa đổi đăng ký doanh nghiệp rất đơn giản.
Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên, cổ đông đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập doanh nghiệp. Đây là nội dung bắt buộc tại điểm c khoản 2 Điều 23. Luật Doanh nghiệp 2020 không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu đối với hầu hết ngành, nghề, trừ một số trường hợp pháp luật có quy định riêng.
Điều 34. Vốn điều lệ của công ty
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Vốn điều lệ của công ty là tổng giá trị tài sản do các thành viên, cổ đông đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty và được ghi trong Điều lệ công ty.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần, vốn điều lệ phải được các thành viên, cổ đông cam kết góp đủ trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty hoặc hợp đồng cổ đông có thời hạn góp vốn khác. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân sở hữu phải nộp đủ vốn điều lệ khi đăng ký thành lập.
Điều 37. Nộp đủ vốn điều lệ
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
1. Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần phải nộp đủ vốn điều lệ trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty hoặc hợp đồng cổ đông có thời hạn góp vốn khác.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, giấy đề nghị còn phải khai thông tin về vốn đầu tư của nhà đầu tư nước ngoài theo điểm đ khoản 2 Điều 23. Trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài tham gia, hồ sơ phải kèm văn bản xác nhận về việc đăng ký vốn đầu tư nước ngoài.
Hai nội dung còn lại của giấy đề nghị là thông tin đăng ký thuế (điểm e) và số lượng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc (điểm g). Đây là điểm mới đáng chú ý của Luật Doanh nghiệp 2020 so với luật trước, thể hiện nguyên tắc "một lần nộp hồ sơ" — doanh nghiệp không phải nộp thêm tờ khai thuế riêng khi đăng ký thành lập.
Thông tin đăng ký thuế bao gồm họ tên, số Chứng minh nhân dân/hộ chiếu, địa chỉ của người đại diện theo pháp luật và người phụ trách thuế. Cơ quan đăng ký kinh doanh tự động chuyển dữ liệu sang cơ quan thuế để cấp mã số thuế, doanh nghiệp không cần nộp tờ khai thuế riêng.
Về bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp khai số lượng lao động dự kiến tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Đây là số liệu dự kiến, không phải số đã đóng, nhưng doanh nghiệp cần lưu ý nghĩa vụ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội ngay khi bắt đầu sử dụng lao động.
Điều 43. Trách nhiệm của người sử dụng lao động
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
1. Người sử dụng lao động có trách nhiệm đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động theo quy định của pháp luật.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Việc khai sai số lượng lao động không bị xử phạt ngay tại thời điểm đăng ký, nhưng ảnh hưởng đến việc xác định ngành, nghề, quy mô và một số thủ tục liên quan sau này. Doanh nghiệp nên khai sát với kế hoạch thực tế trong 6 tháng đầu.
Thứ nhất, kiểm tra tính thống nhất giữa giấy đề nghị, điều lệ công ty và các văn bản kèm theo. Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, thông tin người đại diện phải khớp nhau tuyệt đối. Sai lệch giữa các giấy tờ là lý do bị yêu cầu sửa đổi phổ biến nhất.
Thứ hai, đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, cần hoàn tất thủ tục đăng ký đầu tư trước hoặc đồng thời với đăng ký doanh nghiệp, và đính kèm văn bản xác nhận về việc đăng ký vốn đầu tư nước ngoài theo điểm c khoản 1 Điều 23.
Thứ ba, người ký giấy đề nghị phải là người có thẩm quyền: đối với công ty cổ phần là cổ đông sáng lập hoặc người được ủy quyền; đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là thành viên được ủy quyền; đối với doanh nghiệp tư nhân là chủ doanh nghiệp tư nhân. Việc ủy quyền phải bằng văn bản.
Thứ tư, hồ sơ nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hiện được chấp nhận song song với nộp trực tiếp. Bản điện tử phải có chữ ký số của người có thẩm quyền.
Thứ năm, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập. Việc không công bố hoặc công bố không đầy đủ, không kịp thời bị xử phạt theo quy định.
Điều 32. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
1. Doanh nghiệp phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Chính phủ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Trên đây là toàn bộ phân tích của Công ty Luật Minh Bạch về nội dung giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020. Mỗi trường hợp cụ thể có thể phát sinh vấn đề riêng, đặc biệt với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, ngành nghề có điều kiện hoặc cơ cấu cổ đông phức tạp.
Gửi thông tin vụ việc — Luật sư đánh giá và tư vấn hướng xử lý.
