Hiệu lực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Trong giao dịch dân sự, đặc biệt là giao dịch về bất động sản, giá trị của một văn bản không chỉ nằm ở nội dung mà còn nằm ở hình thức của nó. Một hợp đồng mua bán nhà đất được lập bằng văn bản thông thường có thể bị Tòa án tuyên vô hiệu nếu vi phạm hình thức bắt buộc; trong khi đó, cùng một giao dịch nhưng được lập dưới dạng văn bản công chứng lại được pháp luật trao cho hiệu lực đặc biệt: giá trị chứng cứ và giá trị thực hiện ngay mà không cần phải qua Tòa án.

Luật Công chứng 2024 (số 56/2024/QH15) có hiệu lực từ ngày 01/01/2025 đã kế thừa và phát triển các quy định cốt lõi của Luật Công chứng 2014, đồng thời bổ sung nhiều quy định mới về công chứng điện tử, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Bài viết dưới đây của Công ty Luật Minh Bạch phân tích bốn vấn đề cốt lõi làm nên hiệu lực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng: giá trị như công chứng giấy, nguyên tắc kiểm soát nội dung, công chứng bắt buộc và công chứng theo yêu cầu.

1. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và giá trị thực hiện như công chứng giấy

Đây là quy định nền tảng, "xương sống" của toàn bộ hệ thống giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Theo đó, văn bản công chứng (bao gồm cả văn bản công chứng điện tử) được xác lập bởi công chứng viên, có chữ ký số, được lưu trữ trên hệ thống thông tin công chứng, thì giá trị chứng cứ và giá trị thực hiện không khác gì một văn bản công chứng trên giấy truyền thống có công chứng viên ký tên, đóng dấu.

Điều 6. Văn bản công chứng 1. Văn bản công chứng bao gồm: văn bản lập theo mẫu công chứng, văn bản do công chứng viên lập và văn bản do tổ chức hành nghề công chứng lập. 2. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; việc xác định quyền, nghĩa vụ của các bên trong văn bản công chứng là căn cứ để giải quyết tranh chấp. 3. Văn bản công chứng có giá trị thực hiện khi một bên không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ của mình đã ghi trong văn bản công chứng; bên có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật về tố tụng dân sự. 4. Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên tham gia, người có quyền, nghĩa vụ liên quan theo quy định của pháp luật. 5. Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, văn bản công chứng có hiệu lực thi hành kể từ ngày được ghi vào Sổ công chứng. 6. Văn bản công chứng được lập bằng tiếng Việt; trong trường hợp cần thiết có thể lập bằng tiếng nước ngoài nhưng phải có bản dịch tiếng Việt công chứng.

Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch

Ba tầng giá trị được tách bạch rõ ràng trong Điều 6:

• Giá trị chứng cứ (khoản 2): khi xảy ra tranh chấp, văn bản công chứng được Tòa án chấp nhận như một chứng cứ có giá trị cao. Tranh chấp về quyền sở hữu nhà đất, tranh chấp hợp đồng vay có công chứng... thì bên đưa ra văn bản công chứng gần như đương nhiên được bảo vệ, trừ khi có chứng cứ chứng minh văn bản công chứng bị giả mạo.
• Giá trị thực hiện (khoản 3): đây là điểm khác biệt lớn nhất so với văn bản thông thường. Khi một bên không thực hiện nghĩa vụ (ví dụ: bên bán nhà không sang tên, bên vay không trả nợ), bên còn lại không bắt buộc phải khởi kiện để yêu cầu Tòa án tuyên bố hợp đồng có hiệu lực — mà có thể yêu cầu cơ quan thi hành dân sự cưỡng chế thi hành ngay trên cơ sở văn bản công chứng. Đây là "lợi ích tố tụng" rất lớn, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Giá trị thi hành (khoản 4, khoản 5): văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên và người có quyền, nghĩa vụ liên quan, kể từ ngày ghi vào Sổ công chứng.

Đối với văn bản công chứng điện tử, khoản 2 Điều 6 được hiểu áp dụng thống nhất: văn bản công chứng điện tử có giá trị chứng cứ và giá trị thực hiện như văn bản công chứng trên giấy, miễn là được lập đúng quy định, có chữ ký số của công chứng viên và được lưu trữ trên hệ thống thông tin công chứng.

2. Nguyên tắc kiểm soát nội dung công chứng

Giá trị chứng cứ và giá trị thực hiện "mạnh" như trên đặt ra yêu cầu: công chứng viên phải kiểm soát chặt chẽ nội dung giao dịch, không được công chứng giao dịch vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội. Đây là "tấm khiên" bảo vệ cho chính giá trị của văn bản công chứng.

Điều 9. Kiểm tra nội dung, điều kiện công chứng 1. Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra nội dung, điều kiện công chứng để xác định giao dịch, hợp đồng, văn bản có đủ điều kiện công chứng theo quy định của pháp luật hay không. 2. Trường hợp giao dịch, hợp đồng, văn bản có đủ điều kiện công chứng thì công chứng viên ghi vào Sổ công chứng và lập Văn bản công chứng. 3. Trường hợp giao dịch, hợp đồng, văn bản chưa đủ điều kiện công chứng thì công chứng viên hướng dẫn các bên hoàn thiện giao dịch, hợp đồng, văn bản. 4. Trường hợp giao dịch, hợp đồng, văn bản vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội thì công chứng viên từ chối công chứng. 5. Trường hợp giao dịch, hợp đồng, văn bản thuộc diện phải được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận hoặc cho phép nhưng chưa được xác nhận hoặc cho phép thì công chứng viên hướng dẫn các bên hoàn thiện thủ tục xác nhận hoặc cho phép theo quy định của pháp luật.

Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch

Trên thực tế, việc kiểm tra nội dung được thể hiện qua các bước sau:

• Kiểm tra năng lực chủ thể: công chứng viên xác định các bên có đủ năng lực hành vi dân sự, có quyền định đoạt đối với tài sản hay không (ví dụ: người đang bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, người đang bị kê biên tài sản...).
• Kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch: giao dịch có vi phạm điều cấm của luật (ví dụ: mua bán đất rừng phòng hộ, mua bán nhà thuộc diện phải được Nhà nước cho phép nhưng chưa được phép) hay không; có trái đạo đức xã hội hay không.
• Kiểm tra điều kiện về hình thức: ví dụ, giao dịch về bất động sản phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; giao dịch về di chúc phải đáp ứng các điều kiện về hình thức theo Bộ luật Dân sự.
• Hướng dẫn hoàn thiện: nếu giao dịch chưa đủ điều kiện (thiếu giấy tờ, thiếu chữ ký của người liên quan...), công chứng viên hướng dẫn các bên hoàn thiện, không từ chối ngay nếu có thể khắc phục được.
• Từ chối công chứng: nếu giao dịch vi phạm điều cấm của luật hoặc trái đạo đức xã hội, công chứng viên bắt buộc phải từ chối. Đây là trách nhiệm pháp lý, không phải là quyền lựa chọn.

Điều đáng lưu ý là nguyên tắc kiểm soát nội dung không làm suy giảm giá trị của văn bản công chứng, mà ngược lại, chính nhờ bước kiểm tra này mà giá trị chứng cứ và giá trị thực hiện được đảm bảo. Một văn bản công chứng đã được lập là sản phẩm của quá trình kiểm tra pháp lý chặt chẽ.

3. Công chứng bắt buộc

Pháp luật Việt Nam quy định một số giao dịch nhất thiết phải được công chứng, nếu không thì giao dịch sẽ không có hiệu lực pháp luật. Đây là những giao dịch có giá trị lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi của các bên hoặc của người thứ ba, nên Nhà nước yêu cầu sự tham gia của công chứng viên như một hình thức bảo đảm.

Điều 21. Công chứng bắt buộc 1. Giao dịch, hợp đồng sau đây phải được công chứng: a) Giao dịch, hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; b) Giao dịch, hợp đồng thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất có thời hạn từ sáu tháng trở lên; c) Giao dịch, hợp đồng đổi, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý quyền sử dụng đất; d) Di chúc, trừ di chúc miệng; đ) Hợp đồng uỷ quyền, trừ uỷ quyền để làm thủ tục đăng ký hộ tịch, đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử; e) Văn bản thoả thuận về chia di sản, trừ trường hợp những người thừa kế cùng thỏa thuận chia di sản bằng văn bản và có công chứng hoặc chứng thực; g) Văn bản thoả thuận về đổi, cho thuê, cho thuê lại, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà ở, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 14 của Luật Kinh doanh bất động sản; h) Văn bản thoả thuận về chia nhà ở gắn liền với đất trong trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 14 của Luật Kinh doanh bất động sản; i) Hợp đồng bảo đảm bằng tài sản, trừ hợp đồng bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; k) Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất. 2. Giao dịch, hợp đồng quy định tại khoản 1 Điều này không được công chứng thì không có hiệu lực, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch

Phân tích các trường hợp công chứng bắt buộc, có thể thấy ba nhóm lớn:

• Nhóm giao dịch về bất động sản: chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất; thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất có thời hạn từ sáu tháng trở lên; đổi, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý quyền sử dụng đất. Đây là nhóm có giá trị lớn nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền sở hữu của người dân.
• Nhóm di chúc và thừa kế: di chúc (trừ di chúc miệng); văn bản thoả thuận về chia di sản (trừ trường hợp những người thừa kế cùng thỏa thuận chia di sản bằng văn bản và có công chứng hoặc chứng thực).
• Nhóm uỷ quyền và bảo đảm: hợp đồng uỷ quyền (trừ uỷ quyền để làm thủ tục đăng ký hộ tịch, đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử); hợp đồng bảo đảm bằng tài sản (trừ hợp đồng bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất).

Hệ quả pháp lý của việc không công chứng giao dịch thuộc diện bắt buộc là rất nghiêm trọng: giao dịch không có hiệu lực (khoản 2 Điều 21), trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Trên thực tế, nhiều tranh chấp phát sinh từ việc các bên tự lập hợp đồng chuyển nhượng nhà đất bằng văn bản thông thường, không công chứng, dẫn đến việc một bên từ chối thực hiện và bên kia không có căn cứ pháp lý để bảo vệ quyền lợi.

Đối với di chúc, điểm cần lưu ý là di chúc miệng được miễn công chứng, nhưng pháp luật đặt ra điều kiện chặt chẽ về giá trị của di chúc miệng (chỉ có hiệu lực trong trường hợp người để lại di chúc chết trong vòng 03 tháng kể từ thời điểm lập di chúc miệng và có ít nhất hai người làm chứng).

4. Công chứng theo yêu cầu

Ngoài các giao dịch bắt buộc phải công chứng, pháp luật còn cho phép các bên tự nguyện yêu cầu công chứng đối với các giao dịch, hợp đồng khác. Đây là "công chứng tự nguyện", nhằm bảo đảm quyền lợi của các bên, phòng ngừa tranh chấp trong tương lai.

Điều 22. Công chứng theo yêu cầu 1. Tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu công chứng đối với giao dịch, hợp đồng, văn bản theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp quy định tại Điều 21 của Luật này. 2. Tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu công chứng đối với giao dịch, hợp đồng, văn bản không thuộc diện phải công chứng theo quy định của pháp luật. 3. Tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu công chứng đối với giao dịch, hợp đồng, văn bản thuộc diện phải công chứng theo quy định của pháp luật nhưng chưa được công chứng. 4. Tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu công chứng đối với giao dịch, hợp đồng, văn bản thuộc diện phải công chứng theo quy định của pháp luật nhưng đã được công chứng nhưng có thay đổi, bổ sung nội dung.

Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch

Công chứng theo yêu cầu mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tăng cường giá trị chứng cứ: hợp đồng thuê nhà, hợp đồng góp vốn bằng tài sản (không phải quyền sử dụng đất), hợp đồng dịch vụ... khi được công chứng sẽ có giá trị chứng cứ cao hơn, giúp bảo vệ quyền lợi của các bên khi xảy ra tranh chấp.
• Phòng ngừa tranh chấp: quá trình công chứng giúp các bên nhận diện rõ ràng quyền, nghĩa vụ, điều kiện thực hiện hợp đồng, từ đó giảm thiểu rủi ro tranh chấp trong tương lai.
• Tạo điều kiện thực hiện: như đã phân tích ở mục 1, văn bản công chứng có giá trị thực hiện, giúp bên có quyền yêu cầu thi hành ngay mà không cần phải qua Tòa án.
• Bảo vệ người yếu thế: trong các giao dịch mà một bên có vị thế yếu hơn (ví dụ: người lao động, người thuê nhà), công chứng giúp bảo đảm tính minh bạch và công bằng của giao dịch.

Trên thực tế, nhiều người dân còn e ngại chi phí công chứng và cho rằng công chứng chỉ cần thiết cho các giao dịch bắt buộc. Tuy nhiên, kinh nghiệm tư vấn của Công ty Luật Minh Bạch cho thấy, việc công chứng tự nguyện các giao dịch quan trọng (nhất là giao dịch có giá trị lớn hoặc kéo dài nhiều năm) là một khoản đầu tư "rẻ" so với rủi ro tranh chấp và chi phí giải quyết tranh chấp sau này.

Lưu ý khi áp dụng

Khi tham gia giao dịch cần công chứng, các bên cần lưu ý những vấn đề sau:

• Chuẩn bị giấy tờ đầy đủ: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất; giấy tờ nhân thân (CMND/CCCD, sổ hộ khẩu); giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân (giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân) nếu giao dịch liên quan đến tài sản chung của vợ chồng.
• Xác định rõ loại giao dịch: xác định giao dịch thuộc diện công chứng bắt buộc hay công chứng theo yêu cầu, từ đó có kế hoạch chuẩn bị phù hợp.
• Tham khảo ý kiến chuyên môn: đối với các giao dịch phức tạp (giao dịch có yếu tố nước ngoài, giao dịch liên quan đến nhiều chủ thể, giao dịch có điều kiện...), các bên nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc tổ chức hành nghề công chứng để bảo đảm tính hợp pháp và đầy đủ của văn bản.
• Kiểm tra kỹ nội dung văn bản công chứng: trước khi ký, các bên cần đọc kỹ toàn bộ nội dung văn bản công chứng, bảo đảm nội dung phản ánh đúng ý chí và thỏa thuận thực tế.
• Lưu giữ văn bản công chứng: văn bản công chứng là tài sản pháp lý quan trọng, cần được lưu giữ cẩn thận. Trong trường hợp mất văn bản công chứng, các bên có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng cấp bản sao từ Sổ công chứng.