Điều 118. Nội quy lao động 1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. 2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây: a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; b) Trật tự tại nơi làm việc; c) An toàn, vệ sinh lao động; d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; h) Trách nhiệm vật chất; i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động. 3. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. 4. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. 5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Phân biệt quy tắc nội bộ và nội quy lao động dựa trên đối tượng áp dụng, phạm vi điều chỉnh và chế tài xử lý vi phạm.
Quy tắc nội bộ áp dụng cho toàn bộ người có mặt tại nơi làm việc, bao gồm cả người không ký hợp đồng lao động (khách, nhà thầu, thực tập sinh không hưởng lương). Nội dung tập trung vào trật tự, an ninh, an toàn cơ bản. Chế tài chủ yếu là nhắc nhở, cảnh cáo hoặc yêu cầu rời đi. Ví dụ: Quy tắc an toàn phòng cháy chữa cháy tại công trường xây dựng áp dụng cho tất cả nhà thầu phụ.
Nội quy lao động áp dụng riêng cho người lao động (Điều 119 Bộ luật Lao động 2019). Quy định chi tiết quyền, nghĩa vụ, chế độ làm việc, nghỉ ngơi, khen thưởng, kỷ luật. Chế tài phải tuân thủ nguyên tắc "tương ứng" (Điều 122), có thể dẫn đến sa thải hoặc bồi thường thiệt hại. Ví dụ: Quy định về giờ làm thêm, quy trình xử lý vi phạm kỷ luật lao động.
Khác biệt cốt lõi: Quy tắc nội bộ là "quản lý hiện trường", nội quy lao động là "quản lý quan hệ lao động". Doanh nghiệp cần ban hành cả hai nếu có đối tượng ngoài phạm vi điều chỉnh của Bộ luật Lao động.
Theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, mọi nội quy lao động phải bao gồm các nội dung bắt buộc sau:
Lưu ý quan trọng: Theo Điều 118 BLLĐ 2019, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Điều 118 khoản 2) trước khi ban hành. Nội quy chỉ có hiệu lực khi được thông báo rõ ràng đến toàn bộ người lao động.
Thủ tục ban hành nội quy lao động (NQLĐ) phải tuân thủ quy trình nghiêm ngặt tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2019. Quy trình gồm 4 bước bắt buộc.
Bước 1: Dự thảo. Người sử dụng lao động (NSDLĐ) soạn thảo dự thảo NQLĐ. Nội dung phải đầy đủ các khoản 1, 2, 3 Điều 118. Ví dụ: doanh nghiệp 500 người phải có quy định về kỷ luật lao động, mức xử lý vi phạm, thay vì chỉ ghi chung chung "nhân viên phải chấp hành nội quy".
Bước 2: Lấy ý kiến. Theo khoản 2 Điều 119, NSDLĐ phải lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Điều 3 khoản 3). Nếu doanh nghiệp có công đoàn cơ sở, phải gửi dự thảo cho Ban Chấp hành công đoàn. Nếu chưa có công đoàn, lấy ý kiến đại diện tập thể lao động. Bỏ qua bước này, NQLĐ bị coi là thủ tục chưa hoàn thiện.
Bước 3: Phê duyệt. NSDLĐ ban hành quyết định phê duyệt NQLĐ. Quyết định phải ghi rõ: ngày có hiệu lực, phạm vi áp dụng, người chịu trách nhiệm thi hành.
Bước 4: Đăng ký. Theo khoản 3 Điều 119, NSDLĐ phải gửi NQLĐ đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở chính. Thời hạn: trước khi áp dụng 5 ngày làm việc. Sở LĐ-TB&XH có trách nhiệm phản hồi trong 7 ngày làm việc nếu NQLĐ vi phạm pháp luật (khoản 4 Điều 119).
Ví dụ thực tiễn: Công ty TNHH A ban hành NQLĐ ngày 01/03/2025, áp dụng từ 06/03/2025. Ngày 25/02/2025, công ty gửi Sở LĐ-TB&XH TP.HCM. Nếu Sở không phản hồi, NQLĐ được mặc nhiên công nhận hợp lệ.
Lưu ý: NQLĐ chỉ có hiệu lực khi NSDLĐ đã thực hiện đầy đủ cả 4 bước trên. NQLĐ ban hành không đúng thủ tục không có giá trị pháp lý, không thể dùng làm căn cứ xử lý kỷ luật lao động (Điều 118 khoản 4).
Đăng ký nội quy lao động là thủ tục hành chính bắt buộc để văn bản nội quy lao động đạt hiệu lực pháp lý, được quy định chi tiết tại Điều 120 và Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14).
Theo quy định, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (LĐTBXH) nơi đơn vị đặt trụ sở chính. Hồ sơ gồm 4 thành phần: tờ khai đăng ký theo mẫu quy định, bản chính nội quy lao động đã được ban hành đúng thẩm quyền, bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập đơn vị, danh sách người lao động hiện đang làm việc. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm cấp giấy xác nhận đăng ký trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do.
Ví dụ thực tiễn, công ty TNHH X đặt trụ sở tại Hà Nội, sau khi ban hành nội quy lao động quy định về chế độ làm thêm giờ, đã nộp hồ sơ đăng ký tại Sở LĐTBXH Hà Nội và nhận giấy xác nhận sau 3 ngày làm việc. Từ ngày được xác nhận đăng ký, nội quy chính thức có hiệu lực, công ty được áp dụng các quy định trong nội quy để xử lý kỷ luật người lao động vi phạm. Nếu sau đó công ty sửa đổi quy định về chế độ nghỉ phép, phải thực hiện thủ tục đăng ký lại theo quy định pháp luật.
Theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ niêm yết công khai nội quy đã được xác nhận đăng ký tại nơi làm việc của người lao động để đảm bảo người lao động biết và tuân thủ. Trường hợp đơn vị không thực hiện thủ tục đăng ký, nội quy lao động không có hiệu lực pháp lý, người sử dụng lao động không thể dùng các quy định trong nội quy để xử lý kỷ luật người lao động, đồng thời có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật về lao động.
Nội quy lao động chỉ phát sinh hiệu lực thi hành khi đáp ứng đủ điều kiện pháp lý theo quy định tại Điều 118 đến Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14).
Điều kiện bắt buộc đầu tiên là nội quy phải được ban hành bằng văn bản, gửi thông báo kèm theo toàn bộ nội dung nội quy cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở trước khi áp dụng, đồng thời niêm yết công khai ở nơi làm việc dễ nhìn thấy, thông báo cho toàn bộ người lao động biết nội dung nội quy. Thời điểm nội quy chính thức có hiệu lực là kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện xác nhận đã nhận thông báo nội quy, trừ trường hợp nội dung nội quy có điều khoản vi phạm pháp luật lao động thì toàn bộ nội quy không có hiệu lực thi hành. Ví dụ thực tiễn: Doanh nghiệp TNHH X ban hành nội quy lao động mới, gửi thông báo cho Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội huyện Y ngày 10/5/2024, cơ quan này xác nhận nhận thông báo ngày 11/5/2024. Nội quy có hiệu lực từ ngày 11/5/2024. Nếu nội quy có điều khoản quy định mức phạt kỷ luật đối với người lao động vượt quá 1 tháng tiền lương theo quy định pháp luật thì điều khoản đó vô hiệu, nếu điều khoản vi phạm là nội dung cốt lõi của nội quy thì toàn bộ nội quy không có hiệu lực.
Ngoài ra, người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi bản sao nội quy đã được cơ quan cấp huyện xác nhận nhận cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy. Nếu doanh nghiệp không thực hiện các thủ tục trên, nội quy lao động không có giá trị thi hành, người sử dụng lao động không có cơ sở áp dụng các chế tài kỷ luật quy định trong nội quy đối với người lao động, đồng thời có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.
Xử lý vi phạm kỷ luật là biện pháp người sử dụng lao động áp dụng khi người lao động có hành vi vi phạm nội quy lao động đã được ban hành hợp pháp. Theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, các hình thức kỷ luật bao gồm: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức và sa thải. Việc xử lý phải bảo đảm nguyên tắc tương xứng với mức độ vi phạm, có bằng chứng rõ ràng và tuân thủ trình tự thủ tục luật định.
Ví dụ thực tiễn, trường hợp người lao động vi phạm lần đầu về hành vi đến muộn 15 phút, người sử dụng lao động có thể áp dụng hình thức khiển trách. Tuy nhiên, nếu hành vi này lặp đi lặp lại nhiều lần, gây hậu quả nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, người sử dụng lao động có quyền xem xét áp dụng hình thức kỷ luật cao hơn như kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức, tùy thuộc vào mức độ vi phạm cụ thể được ghi nhận trong nội quy lao động.
Điều 120 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ các trường hợp người lao động không bị xử lý kỷ luật, bao gồm: người lao động đang trong thời gian nghỉ phép, nghỉ việc được người sử dụng lao động đồng ý; người lao động có hành vi vi phạm không được phát hiện tại thời điểm vi phạm nhưng sau đó phát hiện được thì phải xử lý kỷ luật trong thời hạn 06 tháng kể từ thời điểm phát hiện hành vi vi phạm. Đặc biệt, Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm người sử dụng lao động áp dụng hình thức kỷ luật sa thải đối với người lao động vi phạm lần đầu mà hành vi vi phạm chưa đến mức phải sa thải theo quy định của nội quy lao động.
Để việc xử lý kỷ luật có hiệu lực pháp lý, người sử dụng lao động cần đảm bảo nội quy lao động đã được ban hành đúng trình tự theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm việc lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và thông báo cho người lao động biết. Đồng thời, mọi quyết định xử lý kỷ luật phải được lập thành văn bản, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và lưu trữ tại doanh nghiệp để làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp lao động phát sinh.
Bài viết dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật, bao gồm:
Gửi thông tin vụ việc — Luật sư đánh giá và tư vấn hướng xử lý.
