Điều 16. Hình thức thoả thuận trọng tài 1. Thỏa thuận trọng tài có thể được xác lập dưới hình thức điều khoản trọng tài trong hợp đồng hoặc dưới hình thức thỏa thuận riêng. 2. Thoả thuận trọng tài phải được xác lập dưới dạng văn bản. Các hình thức thỏa thuận sau đây cũng được coi là xác lập dưới dạng văn bản: a) Thoả thuận được xác lập qua trao đổi giữa các bên bằng telegram, fax, telex, thư điện tử và các hình thức khác theo quy định của pháp luật; b) Thỏa thuận được xác lập thông qua trao đổi thông tin bằng văn bản giữa các bên; c) Thỏa thuận được luật sư, công chứng viên hoặc tổ chức có thẩm quyền ghi chép lại bằng văn bản theo yêu cầu của các bên; d) Trong giao dịch các bên có dẫn chiếu đến một văn bản có thể hiện thỏa thuận trọng tài như hợp đồng, chứng từ, điều lệ công ty và những tài liệu tương tự khác; đ) Qua trao đổi về đơn kiện và bản tự bảo vệ mà trong đó thể hiện sự tồn tại của thoả thuận do một bên đưa ra và bên kia không phủ nhận.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Điều 16. Hình thức thoả thuận trọng tài
1. Thoả thuận trọng tài có thể được xác lập dưới hình thức điều khoản trọng tài trong hợp đồng hoặc thoả thuận trọng tài riêng.
2. Thoả thuận trọng tài phải được xác lập dưới hình thức văn bản. Các hình thức văn bản sau đây được coi là thoả thuận trọng tài:
Phân tích: Điều 16 liệt kê năm dạng văn bản được coi là thoả thuận trọng tài hợp lệ. Điểm cốt lõi: hình thức văn bản không đồng nghĩa chữ ký trực tiếp trên một tài liệu duy nhất. Trao đổi email, fax, telex đủ. Thoả thuận có thể "nằm rải" trong nhiều văn bản giao dịch rồi viện dẫn. Quan trọng nhất là khoản 2 điểm đ: nguyên đơn nộp đơn, bị đơn trả lời mà không phản đối thẩm quyền — mặc nhiên hình thành thoả thuận trọng tài. Đây là cơ chế "im lặng = chấp nhận" điển hình.
Ví dụ thực tiễn: Công ty A (Việt Nam) ký hợp đồng mua bán với Công ty B (Singapore). Hợp đồng không có điều khoản trọng tài. Hai bên trao đổi email, trong đó B đề nghị giải quyết tranh chấp tại VIAC, A trả lời đồng ý. Tranh chấp phát sinh, A khởi kiện ra Toà án. B phản đối, viện dẫn các email. Theo Điều 16 khoản 2 điểm b, thoả thuận trọng tài tồn tại qua trao đổi email. Toà án phải từ chối thụ lý nếu bị đơn phản đối trước khi Toà án thụ lý (Điều 6 khoản 1).
Lưu ý thực tiễn: Để tránh tranh cãi, doanh nghiệp nên ghi rõ điều khoản trọng tài trong hợp đồng chính, ghi rõ tổ chức trọng tài, địa điểm, luật áp dụng. Thoả thuận qua email có rủi ro chứng minh nếu một bên phủ nhận việc nhận email hoặc phủ nhận chữ ký số. Khi đó cần sao kê, log hệ thống, chứng thực điện tử.
Căn cứ: Điều 16 Luật Trọng tài thương mại 2010 (54/2010/QH12); liên hệ Điều 3 khoản 2, Điều 6 khoản 1 cùng Luật.
Điều kiện áp dụng. Điều 16 Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định thoả thuận trọng tài có thể xác lập trước hoặc sau khi tranh chấp phát sinh. Thoả thuận trước áp dụng cho tranh chấp có thể phát sinh; thoả thuận sau áp dụng cho tranh chấp đã phát sinh (khoản 2 Điều 3).
Hình thức. Khoản 1 Điều 16:
Khoản 2 Điều 16 liệt kê các dạng văn bản hợp lệ:
Thủ tục. Không có thủ tục riêng. Thoả thuận trọng tài hình thành khi các bên đạt đồng thuận, thể hiện bằng một trong các dạng văn bản trên. Toà án xác định sự tồn tại và hiệu lực của thoả thuận khi một bên khởi kiện, theo Điều 16 và các Điều 5, 43.
Ví dụ thực tiễn. Hai công ty ký hợp đồng mua bán có điều khoản "mọi tranh chấp giải quyết tại Trung tâm Trọng tài X". Đây là thoả thuận trọng tài dạng điều khoản hợp đồng, hợp lệ theo khoản 1 Điều 16. Nếu thay vào đó, công ty A gửi email đề nghị giải quyết tranh chấp đã phát sinh bằng trọng tài, công ty B trả lời đồng ý qua email, thoả thuận vẫn hợp lệ theo điểm b khoản 2 Điều 16.
Lưu ý. Thoả thuận trọng tài vô hiệu trong các trường hợp tại Điều 18. Toà án có thẩm quyền quyết định khi có yêu cầu. Văn bản thoả thuận trọng tài có thể lập theo mẫu tại Thông tư 12/2012/TT-BTP.
Lưu ý thực tiễn
Điều 16 Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định thoả thuận trọng tài có thể lập dưới dạng điều khoản trọng tài trong hợp đồng hoặc dạng thoả thuận riêng. Thoả thuận riêng có thể xác lập trước hoặc sau khi phát sinh tranh chấp. Đây là điểm mấu chốt thực tiễn.
Thực tiễn xét xử cho thấy Toà án thường từ chối thụ lý khi hợp đồng có điều khoản trọng tài hợp lệ. Ngược lại, điều khoản trọng tài viện dẫn sai tên tổ chức trọng tài, không xác định được trung tâm cụ thể, có thể bị coi là không thoả thuận được. Ví dụ: ghi "Trung tâm Trọng tài Quốc tế" nhưng không nêu tên viết tắt VIAC, không nêu quy tắc tố tụng — rủi ro vô hiệu.
Lưu ý về hình thức: Điều 16 khoản 2 yêu cầu thoả thuận trọng tài phải bằng văn bản. Văn bản bao gồm: thư từ, fax, email, telex hoặc hình thức điện tử khác theo quy định pháp luật. Bản gốc không bắt buộc, nhưng phải chứng minh được nội dung thoả thuận.
Thoả thuận trọng tài bằng email cần lưu ý: phải thể hiện rõ ý chí hai bên. Email một chiều đề xuất trọng tài, bên kia không phản hồi — chưa đủ căn cứ. Cần có xác nhận hoặc hành vi chấp nhận.
Trường hợp hợp đồng chính vô hiệu, thoả thuận trọng tài vẫn tồn tại độc lập (Điều 19). Tuy nhiên, nếu thoả thuận trọng tài bị lập do lừa dối, đe doạ hoặc vi phạm điều cấm — vô hiệu theo Điều 18.
Thực tiễn khuyến nghị: dẫn chiếu chính xác tên Trung tâm, Quy tắc tố tụng, số lượng trọng tài viên, địa điểm, ngôn ngữ. Tránh viện dẫn chung chung. Kiểm tra mẫu điều khoản của VIAC hoặc trung tâm được chọn trước khi ký.
Điều 16 không yêu cầu công chứng, chứng thực. Nhưng để tránh tranh chấp về tính xác thực, nên ký riêng văn bản thoả thuận trọng tài hoặc có chữ ký cả hai bên trên cùng văn bản.
Kết luận. Điều 16 Luật Trọng tài thương mại 2010 (54/2010/QH12) xác lập hình thức thoả thuận trọng tài: thoả thuận trọng tài có thể được xác lập dưới hình thức điều khoản trọng tài trong hợp đồng hoặc dưới hình thức thoả thuận riêng. Thoả thuận trọng tài phải được lập thành văn bản. Các hình thức văn bản được pháp luật thừa nhận gồm: văn bản do các bên ký kết; thông qua trao đổi thư từ, fax, telex, thư điện tử hoặc phương tiện điện tử khác; thông qua trao đổi văn bản trong đó thể hiện sự thoả thuận giữa các bên; hoặc thông qua việc một bên đưa ra yêu cầu giải quyết tranh chấp mà bên kia không phủ nhận.
Điều 16 cũng quy định thoả thuận trọng tài có thể được xác lập trước hoặc sau khi tranh chấp phát sinh. Thoả thuận trọng tài trước tranh chấp thường là điều khoản trọng tài trong hợp đồng; thoả thuận sau tranh chấp thường là văn bản riêng. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để xác định thẩm quyền của Trọng tài thương mại theo Điều 2 và Điều 5 Luật này.
Thực tiễn áp dụng cho thấy nhiều tranh chấp về hiệu lực thoả thuận trọng tài phát sinh do điều khoản trọng tài không rõ ràng. Ví dụ: hợp đồng ghi “tranh chấp giải quyết tại Trung tâm Trọng tài quốc tế Việt Nam (VIAC)” nhưng không nêu rõ trọng tài viên hoặc quy tắc tố tụng; hoặc thoả thuận chỉ ghi “theo quy định pháp luật” mà không chỉ định trọng tài. Trường hợp này, Toà án thường xem xét ý chí đích thực của các bên và các yếu tố khác để xác định thoả thuận có hiệu lực hay không. Ngược lại, thoả thuận được lập đúng hình thức văn bản, thể hiện rõ ý chí lựa chọn trọng tài, thường được công nhận.
Hình thức thoả thuận trọng tài theo Điều 16 còn là điều kiện để Toà án từ chối thụ lý vụ án khi có thoả thuận trọng tài hợp lệ (Điều 6). Do đó, doanh nghiệp cần soạn thảo điều khoản trọng tài rõ ràng, xác định trung tâm trọng tài, quy tắc tố tụng, ngôn ngữ, địa điểm và số lượng trọng tài viên. Việc tuân thủ hình thức văn bản theo Điều 16 giúp hạn chế tranh chấp về thẩm quyền, bảo đảm quyền tự định đoạt của các bên và nâng cao hiệu quả giải quyết tranh chấp thương mại.
Bài viết dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật, bao gồm:
