Điều lệ công ty là văn bản nền tảng của mọi doanh nghiệp được thành lập theo Luật Doanh nghiệp. Đây không chỉ là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà còn là "hiến pháp nội bộ" điều chỉnh quan hệ giữa các thành viên, cổ đông với công ty và với nhau. Bài viết phân tích nội dung chủ yếu của Điều lệ theo Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, giá trị pháp lý, các trường hợp sửa đổi bổ sung và những lưu ý thực tiễn khi soạn thảo.
Điều 24. Điều lệ công ty
1. Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.
2. Điều lệ công ty bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
b) Ngành, nghề kinh doanh;
c) Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
d) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
đ) Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
e) Cơ cấu tổ chức quản lý;
g) Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;
h) Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
i) Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;
k) Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
l) Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
m) Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
n) Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
3. Điều lệ công ty khi đăng ký doanh nghiệp phải bao gồm họ, tên và chữ ký của những người sau đây:
a) Thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
b) Chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
c) Thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
d) Cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với công ty cổ phần.
Nguồn: Toàn văn Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 — Luật Minh Bạch
Khoản 1 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 xác định Điều lệ công ty bao gồm hai loại: Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động. Cách quy định này phản ánh quan điểm của nhà làm luật rằng Điều lệ là văn bản "sống", có thể thay đổi theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, chứ không phải tài liệu bất biến nộp một lần cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Về bản chất, Điều lệ công ty là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa những người sáng lập, thành viên hoặc cổ đông về cách thức tổ chức và vận hành công ty. Điều lệ có hiệu lực ràng buộc đối với công ty và tất cả thành viên, cổ đông, người quản lý. Khi phát sinh tranh chấp nội bộ, Điều lệ là nguồn căn cứ đầu tiên để xác định quyền, nghĩa vụ của các bên, trước khi viện dẫn đến các quy định của Luật Doanh nghiệp và pháp luật có liên quan khác.
Điều lệ cũng là căn cứ để cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Đối với người thứ ba giao dịch với công ty, Điều lệ gián tiếp cho thấy phạm vi đại diện của người đại diện theo pháp luật và mức độ thẩm quyền của các cơ quan quản lý nội bộ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Điều lệ không được đăng tải công khai toàn văn, nên việc suy đoán quyền hạn của người đại diện dựa trên Điều lệ chỉ mang tính tham khảo khi giao dịch.
Khoản 2 Điều 24 liệt kê mười bốn nhóm nội dung chủ yếu (đánh ký hiệu từ a đến n). Danh sách này mang tính chất tối thiểu: công ty có quyền bổ sung những nội dung khác, miễn không trái với pháp luật. Có thể nhóm các nội dung đó thành bốn nhóm chức năng để dễ hình dung.
Điểm a và điểm b quy định Điều lệ phải ghi tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty, tên và địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có), cùng ngành nghề kinh doanh. Đây là những thông tin cơ bản nhất, gắn với nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc Điều lệ ghi ngành nghề kinh doanh có ý nghĩa quan trọng vì nhiều ngành nghề có điều kiện chỉ được thực hiện khi đáp ứng yêu cầu về vốn, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép con.
Điểm c và điểm d quy định các nội dung về vốn điều lệ, tổng số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần; họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh, của chủ sở hữu công ty, thành viên hoặc cổ đông sáng lập; phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh; số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá của từng cổ đông sáng lập.
Điểm đ quy định quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, và của cổ đông đối với công ty cổ phần. Đây là nhóm nội dung thường chiếm dung lượng lớn nhất trong Điều lệ của các công ty có nhiều thành viên, cổ đông, vì liên quan trực tiếp đến quyền tài sản như quyền ưu tiên mua, quyền yêu cầu mua lại phần vốn góp, quyền nhận cổ tức.
Điểm e, g và h quy định cơ cấu tổ chức quản lý; số lượng, chức danh quản lý cùng quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật; việc phân chia quyền và nghĩa vụ giữa nhiều người đại diện theo pháp luật; thể thức thông qua quyết định của công ty và nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ. Điểm i bổ sung căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên.
Đây là nhóm nội dung có ý nghĩa thực tiễn cao nhất. Thực tiễn giải quyết tranh chấp cho thấy phần lớn xung đột nội bộ công ty xuất phát từ việc Điều lệ quy định quá sơ sài về thể thức triệu tập họp, tỷ lệ biểu quyết thông qua quyết định, thẩm quyền của Hội đồng quản trị so với Đại hội đồng cổ đông. Khi đó, Tòa án buộc phải áp dụng các quy định mặc định của Luật Doanh nghiệp, có thể không phản ánh đúng ý chí của các bên.
Điểm k, l và m quy định trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp hoặc cổ phần; nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh; trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty. Điểm n khép lại danh mục bằng nội dung về thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty — tức quy định "luật chơi" để thay đổi chính Điều lệ.
Điều lệ công ty có giá trị pháp lý ràng buộc trong nội bộ công ty và là căn cứ để giải quyết tranh chấp giữa các thành viên, cổ đông, người quản lý với công ty. Khi có tranh chấp, Tòa án và Trọng tài xem xét Điều lệ trước, sau đó mới áp dụng các quy định mang tính mặc định của Luật Doanh nghiệp. Về nguyên tắc, các quy định của Điều lệ không được trái với Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật khác.
Điều lệ là một bộ phận của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Theo khoản 3 Điều 24, Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp phải có họ, tên và chữ ký của những người tương ứng với từng loại hình: thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với công ty cổ phần.
Về hiệu lực đối với người thứ ba, Điều lệ không trực tiếp ràng buộc người thứ ba, nhưng có ảnh hưởng gián tiếp qua cơ chế đại diện. Một giao dịch do người đại diện theo pháp luật xác lập vượt quá phạm vi quy định trong Điều lệ vẫn có thể ràng buộc công ty nếu người thứ ba ngay tình và căn cứ vào thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Điều này đặt ra yêu cầu với công ty phải quản trị nội bộ chặt chẽ, không thể dùng Điều lệ để "đối phó" với người thứ ba.
Khoản 4 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Điều lệ được sửa đổi, bổ sung phải bao gồm họ, tên và chữ ký của một số chức danh nhất định tùy theo loại hình: đối với công ty hợp danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên; đối với các loại hình khác là chủ sở hữu công ty hoặc người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo pháp luật của thành viên, cổ đông là tổ chức.
Về thẩm quyền, Điều lệ công ty được sửa đổi, bổ sung theo quyết định của cơ quan quản lý cao nhất: Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh. Tỷ lệ biểu quyết thông qua thường do Điều lệ quy định nhưng không được thấp hơn mức tối thiểu mà luật yêu cầu — chẳng hạn Đại hội đồng cổ đông thông qua việc sửa đổi Điều lệ phải được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết tán thành, trừ trường hợp Điều lệ quy định tỷ lệ khác cao hơn.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ đăng ký Điều lệ một lần ban đầu rồi không cập nhật khi thay đổi vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật hoặc cơ cấu tổ chức quản lý. Điều này không chỉ gây rủi ro về tuân thủ mà còn dẫn đến tình trạng Điều lệ nội bộ xung đột với thông tin đăng ký, khiến việc chứng minh thẩm quyền trong giao dịch và trong tố tụng gặp khó khăn.
Thứ nhất, dung lượng và độ chi tiết của Điều lệ nên tương xứng với quy mô và số lượng thành viên, cổ đông. Với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Điều lệ có thể ngắn gọn; ngược lại, công ty cổ phần có nhiều cổ đông nên có Điều lệ chi tiết về thể thức thông qua quyết định, chuyển nhượng cổ phần và xử lý tranh chấp nội bộ.
Thứ hai, cần rà soát tính thống nhất giữa Điều lệ với các văn bản quản trị nội bộ khác như Quy chế quản trị công ty, Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị, Quy chế nội bộ về quản trị công ty. Sự chồng lấn hoặc mâu thuẫn giữa các văn bản này là nguyên nhân phổ biến của tranh chấp về thẩm quyền.
Thứ ba, khi có thay đổi về vốn điều lệ, cổ đông sáng lập, người đại diện theo pháp luật, công ty cần thực hiện đồng thời hai việc: sửa đổi Điều lệ theo đúng thể thức quy định tại khoản 4 Điều 24 và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc sửa Điều lệ nội bộ mà không đăng ký thay đổi chỉ tạo giá trị ràng buộc nội bộ, không đối kháng được với người thứ ba.
Thứ tư, cần lưu ý các quy định mới của pháp luật về doanh nghiệp đang trong lộ trình sửa đổi, bổ sung. Trước khi soạn thảo hoặc sửa Điều lệ, nên kiểm tra hiệu lực của các văn bản được viện dẫn, trong đó có Luật Doanh nghiệp 2020 và các nghị định hướng dẫn thi hành, để bảo đảm Điều lệ phù hợp với pháp luật hiện hành tại thời điểm áp dụng.
Công ty có bắt buộc phải có Điều lệ không? Có. Điều lệ công ty là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
Điều lệ có được quy định khác Luật Doanh nghiệp không? Điều lệ không được trái với Luật Doanh nghiệp. Tuy nhiên, với một số nội dung luật cho phép, Điều lệ có thể quy định khác, kể cả quy định chặt chẽ hơn, chẳng hạn tỷ lệ biểu quyết cao hơn mức tối thiểu.
Ai có thẩm quyền sửa đổi Điều lệ? Cơ quan quản lý cao nhất của công ty: Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.
Điều lệ có hiệu lực với người thứ ba không? Điều lệ chủ yếu ràng buộc quan hệ nội bộ. Với người thứ ba, quyền hạn của người đại diện chủ yếu xác định theo thông tin đăng ký doanh nghiệp và quy định pháp luật về đại diện.
Bài viết dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật, bao gồm:
