Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động là một trong những vấn đề nền tảng nhưng lại thường bị bỏ qua trong thực tiễn quản trị nhân sự tại Việt Nam. Một hợp đồng lao động được soạn thảo đầy đủ nội dung, mức lương hợp lý, thời hạn rõ ràng vẫn có thể bị vô hiệu hoặc bị cơ quan có thẩm quyền xem xét lại nếu người ký kết không có thẩm quyền giao kết. Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14) dành riêng Điều 18 để xác định ai được ký hợp đồng lao động ở cả hai phía: người lao động và người sử dụng lao động. Trong phạm vi bài viết này, Công ty Luật Minh Bạch phân tích Điều 18 cùng các quy định liên quan, chỉ rõ các trường hợp ủy quyền, người đại diện theo pháp luật và những tình huống đặc biệt mà doanh nghiệp cần lưu ý khi tuyển dụng và ký kết hợp đồng lao động.
Điều 18. Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động 1. Người lao động trực tiếp giao kết hợp đồng lao động, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này. 2. Đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thì nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động; trong trường hợp này, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết với từng người lao động. Hợp đồng lao động do người được ủy quyền ký kết phải kèm theo danh sách ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động. 3. Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây: a) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; c) Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; d) Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động. 4. Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây: a) Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên; b) Người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi khi có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó; c) Người chưa đủ 15 tuổi và người đ
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Điều 18 được xây dựng theo cấu trúc hai chiều: thẩm quyền phía người lao động và thẩm quyền phía người sử dụng lao động. Nguyên tắc xuất phát điểm ở khoản 1 là nguyên tắc trực tiếp — người lao động tự mình giao kết hợp đồng lao động với người sử dụng lao động, không thông qua trung gian, trừ ngoại lệ tại khoản 2.
1. Người lao động trực tiếp giao kết hợp đồng lao động, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Nguyên tắc trực tiếp có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo vệ quyền tự định đoạt của người lao động. Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa hai bên, do đó việc người khác ký thay khi chưa có ủy quyền hợp pháp sẽ làm phát sinh tranh chấp về hiệu lực hợp đồng. Thực tế tại nhiều doanh nghiệp, trường hợp người thân trong gia đình ký thay, nhân viên hành chính ký thay hoặc người lao động nhờ người khác ký khi nhận việc là những sai sót phổ biến dẫn đến rủi ro pháp lý.
Nguyên tắc trực tiếp cũng phải được đặt trong mối quan hệ với nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động quy định tại Điều 15 Bộ luật Lao động 2019.
Điều 15. Nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động 1. Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực. 2. Tự do giao kết hợp đồng lao động nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Hệ quả pháp lý là người ký hợp đồng lao động phải đúng thẩm quyền và việc ký kết phải xuất phát từ ý chí tự nguyện của chính người lao động. Khi điều kiện về thẩm quyền không được bảo đảm, hợp đồng lao động có thể bị tuyên vô hiệu từng phần hoặc toàn bộ theo quy định về hợp đồng lao động vô hiệu, đồng thời kéo theo nghĩa vụ xử lý hậu quả như giao kết lại hợp đồng, trả lại quyền lợi cho người lao động.
Song song với thẩm quyền, quá trình giao kết còn đi kèm nghĩa vụ cung cấp thông tin. Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 đặt ra yêu cầu trung thực cho cả hai phía, và đây là căn cứ để xử lý các trường hợp khai báo sai trình độ, bằng cấp hoặc che giấu tình trạng sức khỏe khi ký hợp đồng.
Điều 16. Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động 1. Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người lao động yêu cầu. 2. Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Bên cạnh đó, khi giao kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động bị cấm một số hành vi nhất định. Đây là giới hạn nhằm bảo vệ người lao động trong thế yếu của quan hệ lao động.
Điều 17. Hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động 1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. 2. Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động. 3. Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Thực tiễn cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn giữ bằng đại học bản chính hoặc yêu cầu đặt cọc tiền khi ký hợp đồng lao động. Cả hai hành vi này đều vi phạm Điều 17 và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
Khoản 2 Điều 18 là ngoại lệ duy nhất đối với nguyên tắc trực tiếp của người lao động. Ngoại lệ này chỉ áp dụng khi hội đủ hai điều kiện về loại công việc: công việc theo mùa vụ hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, và nhóm người lao động phải từ đủ 18 tuổi trở lên.
2. Đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thì nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động; trong trường hợp này, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết với từng người lao động. Hợp đồng lao động do người được ủy quyền ký kết phải kèm theo danh sách ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Ba điểm cần nhấn mạnh. Thứ nhất, hình thức bắt buộc là văn bản — không được giao kết bằng lời nói. Thứ hai, hợp đồng do người được ủy quyền ký có hiệu lực như giao kết với từng người lao động, nghĩa là mỗi thành viên trong nhóm vẫn là một bên của hợp đồng lao động với đầy đủ quyền và nghĩa vụ riêng, không phải hợp đồng tập thể hay hợp đồng lao động tập thể. Thứ ba, phải có danh sách kèm theo ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người.
Thiếu danh sách kèm theo hoặc danh sách không có chữ ký của từng người lao động là lỗi thường gặp trong các doanh nghiệp nông nghiệp, thủy sản, chế biến theo vụ mùa, xây dựng theo công trình. Khi tranh chấp phát sinh, việc không chứng minh được thành phần nhóm sẽ gây bất lợi cho người sử dụng lao động.
Điều 18 khoản 5 đặt ra giới hạn về chuỗi ủy quyền: người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động.
5. Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Quy định này áp dụng cho cả hai phía. Một giám đốc ủy quyền cho trưởng phòng nhân sự ký hợp đồng lao động là hợp pháp, nhưng nếu trưởng phòng nhân sự tiếp tục ủy quyền cho chuyên viên ký thì văn bản ủy quyền cấp hai không có giá trị. Doanh nghiệp cần kiểm soát chuỗi ủy quyền trong nội bộ, đặc biệt với các tập đoàn có nhiều pháp nhân và chi nhánh.
Khoản 3 Điều 18 liệt kê bốn nhóm chủ thể có thẩm quyền ký hợp đồng lao động phía người sử dụng lao động. Việc xác định đúng chủ thể phụ thuộc vào loại hình tổ chức sử dụng lao động.
3. Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây: a) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; c) Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; d) Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Với doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật được xác định theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Đó có thể là giám đốc, tổng giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật do Điều lệ chỉ định. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, Điều lệ cần phân định rõ ai ký hợp đồng lao động hoặc ai được ủy quyền ký.
Doanh nghiệp cũng có thể ủy quyền cho người khác ký hợp đồng lao động. Ủy quyền phải được lập bằng văn bản, thể hiện rõ phạm vi công việc, thời hạn ủy quyền và giới hạn thẩm quyền, ví dụ: được ký hợp đồng lao động với người lao động có mức lương dưới một ngưỡng nhất định. Việc ủy quyền miệng hoặc ủy quyền không giới hạn là nguyên nhân của nhiều tranh chấp về thẩm quyền ký kết.
Với tổ chức có tư cách pháp nhân như công ty, hợp tác xã, trường học, bệnh viện, thẩm quyền thuộc người đứng đầu hoặc người được ủy quyền. Với hộ kinh doanh, tổ hợp tác — các chủ thể không có tư cách pháp nhân — thẩm quyền thuộc người đại diện hoặc người được ủy quyền. Với cá nhân thuê người lao động trực tiếp, chính cá nhân đó ký hợp đồng lao động.
Ngoài thẩm quyền ký kết, nội dung hợp đồng cũng phải ghi đúng người giao kết bên phía người sử dụng lao động. Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 quy định nội dung chủ yếu này.
1. Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây: a) Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động; b) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động;
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Thiếu họ tên và chức danh của người giao kết bên phía người sử dụng lao động là lỗi phổ biến trong các hợp đồng lao động mẫu. Lỗi này gây khó khăn khi xác định trách nhiệm và khi giải quyết tranh chấp lao động.
Khoản 4 Điều 18 xác định thẩm quyền bên phía người lao động theo độ tuổi và tình trạng ủy quyền. Đây là quy định được thiết kế để bảo vệ người chưa thành niên và bảo đảm sự minh bạch khi làm việc theo nhóm.
4. Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây: a) Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên; b) Người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi khi có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó; c) Người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó; d) Người lao động được những người lao động trong nhóm ủy quyền hợp pháp giao kết hợp đồng lao động.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
Với người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi, hợp đồng lao động do chính người lao động ký nhưng phải có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật. Văn bản đồng ý cần có chữ ký của cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp, kèm giấy tờ chứng minh quan hệ. Thiếu văn bản này, hợp đồng lao động có rủi ro bị xem xét về hiệu lực.
Với người chưa đủ 15 tuổi, hợp đồng lao động phải do cả người chưa đủ 15 tuổi và ng
